[TỔNG HỢP] các bước thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu chi tiết nhất

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động phức tạp được thực hiện qua nhiều khâu, nhiều bước khác nhau. Mỗi khâu, mỗi bước lại có quy trình thực hiện khác biệt, đòi hỏi người đảm nhận phải có kinh nghiệm để xử lý. Vì vậy, để giúp bạn thực hiện đúng thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, bạn nên xem ngay quy trình làm thủ tục hải quan được Thông Tiến Logistics chia sẻ dưới đây.

Quy trình làm thủ tục xuất khẩu cơ bản

Về cơ bản, quy trình làm thủ tục xuất khẩu thường trải qua một số bước gồm:

Các bước cơ bản trong quy trình thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu (mang tính tham khảo)

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng xuất khẩu và chính sách thuế

Đây là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa mà bạn nhất định phải thực hiện. Việc kiểm tra chính sách mặt hàng và chính sách thuế nên được thực hiện trước khi đàm phán, ký kết hợp đồng vận chuyển.

Cụ thể, bạn cần kiểm tra xem mặt hàng xuất khẩu thuộc nhóm hàng nào, được phép xuất khẩu, bị hạn chế hay không được phép xuất khẩu hay không? Với các mặt hàng bị hạn chế và phải xuất khẩu theo hạn ngạch, hoặc giấy phép, bạn cần nghiên cứu các thủ tục trước khi tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu.

Ngoài việc kiểm tra chính sách mặt hàng, bạn cũng cần kiểm tra chính sách thuế. Bạn cần tìm hiểu xem mặt hàng xuất đi có thuộc nhóm chịu thuế xuất khẩu hay không? Vì vậy, bạn cần tra cứu trong Danh mục các mặt hàng chịu thuế xuất khẩu tại Biểu thuế hoặc tra cứu online trên website của Tổng cục hải quan để đánh giá chi tiết.

Sau khi hoàn tất kiểm tra chính sách mặt hàng và chính sách thuế, nếu không có gì bất thường thì bạn có thể tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu, và chuyển qua bước tiếp theo trong quy trình làm thủ tục xuất khẩu.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu

Đối với các mặt hàng thông thường – Loại hàng không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành thì chứng từ cần chuẩn bị khá đơn giản. Các chứng từ này ngoài việc sử dụng để khai báo hải quan, bạn còn cần chuẩn bị để gửi cho người mua hàng tại nước ngoài.

Để khai báo hải quan hàng xuất khẩu, về cơ bản bạn cần chuẩn bị một số loại chứng từ như:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
• Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)

Ngoài ra, với các mặt hàng đặc thù, phải kiểm tra chuyên ngành khi xuất khẩu, bạn còn phải chuẩn bị thêm một số chứng từ khác theo quy định. Các chứng từ cần chuẩn bị phải đảm bảo đúng yêu cầu để quá trình khai báo hải quan diễn ra thuận lợi.

Trường hợp bạn không nắm rõ thủ tục xuất khẩu hàng hóa thì bạn nên liên hệ sử dụng dịch vụ làm thủ tục hải quan do một số đơn vị Logistics cung cấp. Họ sẽ hướng dẫn chi tiết về các chứng từ cần chuẩn bị giúp bạn đơn giản hóa các thủ tục cần thực hiện.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan

Căn cứ vào thông tin có trong bộ chứng từ, bạn tiến hành truy cập vào phần mềm hải quan điện tử để khai báo, nhập dữ liệu lên tờ khai hải quan.

Ở bước này, đối với các doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu hàng hóa, trước khi tiến hành khai báo hải quan thì doanh nghiệp cần thực hiện thêm một số bước gồm:

• Mua chữ ký số: Bạn có thể mua mới hoặc sử dụng chữ ký số đang dùng để khai thuế, bảo hiểm XH.
• Đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS): Với bước này, bạn có thể nhờ đơn vị bán chữ kỹ số cho doanh nghiệp để họ đăng ký giúp, hoặc nhờ đơn vị làm thủ tục hải quan đăng ký. Bạn cũng có thể tự đăng ký nếu am hiểu quy trình.
• Tải và cài đặt phần mềm khai hải quan điện tử: Cuối cùng bạn chỉ cần tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử để khai báo hải quan.

Sau khi hoàn tất quá trình khai báo, bạn tiến hành truyền tờ khai, in tờ khai và làm thủ tục trực tiếp tại Chi cục Hải quan. Song song với bước này, nếu xuất khẩu hàng hóa đặc thù bạn có thể làm thủ tục lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của Cơ quan Hải quan.

Bước 4: Làm thủ tục xuất khẩu tại Chi cục Hải quan

Tờ khai sau khi truyền đi sẽ được Cơ quan Hải quan phân luồng tương ứng. Tùy theo luồng tờ khai được phân loại mà thủ tục thực hiện sẽ có sự khác nhau.

• Đối với tờ khai luồng xanh: Lô hàng được phép thông quan nên bạn chỉ cần thực hiện các thủ tục còn lại theo hướng dẫn của Cơ quan Hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan lô hàng.
• Đối với tờ khai luồng vàng: Lô hành chưa được phép thông quan và cần tiến hành kiểm tra thực tế bộ chứng từ theo quy định, nhưng không phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Bạn thực hiện các thủ tục cần thiết theo hướng dẫn.
• Đối với tờ khai luồng đỏ: Lô hàng chưa được phép thông quan, tiến hành kiểm tra thực tế bộ chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định. Bạn thực hiện các thủ tục kiểm tra theo hướng dẫn.

Bước 5: Thông quan & thanh lý tờ khai

Tờ khai sau khi được thông quan và qua Hải quan giám sát, bạn tiến hành nộp lại tờ khai kèm tờ mã vạch cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ dùng chứng từ này làm thủ tục xác nhận thực xuất với Hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu.

Như vậy, thủ tục xuất khẩu hàng hóa sẽ trải qua 5 bước cơ bản nêu trên. Để đảm bảo quá trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra thông suốt, bạn cần tìm hiểu thêm về quy định của Pháp luật hiện hành liên quan đến thủ tục xuất khẩu để thực hiện các bước cho chính xác.

Những quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu

Khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bạn cần tìm hiểu kỹ về các quy định liên quan đến hoạt động này. Bởi đây đều là căn cứ giúp bạn thực hiện quá trình xuất khẩu một cách chính xác và thuận lợi nhất. Ngoài các quy định chung về hoạt động xuất nhập khẩu thì còn khá nhiều quy định riêng cho từng mặt hàng và lô hàng.

Các văn bản pháp luật nên tìm hiểu khi xuất nhập khẩu hàng hóa

Cụ thể, về quy định chung khi xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn tìm hiểu tại một số văn bản luật như:

• Luật hải quan 2014
• Thông tư 39/2018/TT-BTC, sửa đổi 38/2015/TT-BTC – hướng dẫn về thủ tục hải quan
• Thông tư 22/2014/TT-BTC hướng dẫn Thủ tục hải quan điện tử
• v.v…

Với các quy định riêng, tùy vào từng mặt hàng, loại hàng cụ thể sẽ có các văn bản tương ứng khác nhau. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu để nắm được quy định hiện hành đối với mặt hàng thực tế xuất khẩu.

Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cần lưu ý những gì?

Khi tiến hành thực hiện các thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau để thực hiện cho chính xác:

Một số lưu ý cần nắm được khi thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu

• Chú ý đến thời gian cuối cùng nhận tờ khai thông quan hàng xuất khẩu: Bạn cần chú xử lý thủ tục thông quan nhanh chóng để nộp cho hãng tàu hoặc đại diện trước thời gian Cut – off time. Nếu quá thời gian bạn không nộp thì hàng của bạn sẽ phải chuyển qua chuyến tàu sau, đồng thời phải khai lại để sửa tên tàu và số chuyến.
• Chủ động trong việc chuẩn bị và gửi chứng từ khi làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Bạn nên chú ý gửi đi sớm để có thể chỉnh sửa, bổ sung trong trường hợp có sai sót.
• Với hàng phải lấy mẫu tại cảng để kiểm tra chất lượng, bạn không nên niêm phong chì sau khi đóng hàng. Bạn nên kẹp Seal tạm mua gần cảng để niêm phong, và sau khi kiểm hóa hoàn tất thì niêm phong cố định bằng Seal cuối cùng.
• Khi đóng hàng tại kho, cần kiểm tra kỹ tình trạng container, đảm bảo đủ tiêu chuẩn đóng hàng, tránh dùng container kém chất lượng dễ gây hư hỏng hàng hóa.

Bài viết trên đây của Thông Tiến đã cung cấp cho bạn thông tin về các bước cơ bản cần thực hiện khi làm thủ tục xuất khẩu. Hy vọng, với thông tin này bạn đã nắm được một số kiến thức cơ bản để xử lý quá trình xuất khẩu hàng hóa cho chính xác.

* Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo và không thay thế cho thủ tục thực tế khi thực hiện. Để đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục xuất khẩu hàng hóa hóa, bạn nên liên hệ cơ quan chuyên môn hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan để được hỗ trợ chi tiết.