Chia sẻ 5 bước trong quy trình vận chuyển quốc tế chi tiết

Vận chuyển hàng hóa quốc tế hiện là dịch vụ được nhiều cá nhân, doanh nghiệp tìm đến. Vậy quy trình vận chuyển quốc tế như thế nào? Các bước thực hiện chi tiết ra sao? Bài viết dưới đây của Thông Tiến Logistics sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết câu hỏi này.

5 bước trong quy trình vận chuyển quốc tế

Thông thường, quy trình vận chuyển quốc tế sẽ có 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Nhận hàng từ người gửi (Pickup)

Sau khi nhận được yêu cầu vận chuyển từ người gửi, đơn vị vận tải sẽ cử nhân viên đến tận nơi để nhận hàng. Trường hợp bạn không yêu cầu bên vận chuyển đến tận nơi nhận hàng thì có thể mang hàng đến bưu cục gửi để được nhân viên tư vấn và hướng dẫn chi tiết.

Bước 2: Đưa hàng về kho và chuyển hàng đi (Origin)

Hàng hóa sau khi được chuyển cho đơn vị vận chuyển sẽ được chuyển về kho chuyên dụng. Tại đây, hàng sẽ được “hợp nhất” với nhiều lô hàng khác để vận chuyển.

Khi đã hoàn tất khâu “hợp nhất”, bên vận chuyển sẽ làm các thủ tục xuất khẩu với bên hải quan. Tùy thuộc vào hàng hóa gửi đi mà thủ tục thực hiện sẽ có sự khác biệt. Để biết được thủ tục cần thực hiện như thế nào, bạn nên liên hệ với đơn vị vận chuyển lựa chọn để được hỗ trợ.

Bước 3: Xếp hàng lên xe để gửi đi (Main Leg)

Sau khi hàng hóa được đưa về kho sẽ chuyển đến cảng biển hoặc sân bay để tiếp tục vận chuyển. Hàng sẽ đóng gói, chuyển lên phương tiện vận chuyển để giao đến địa chỉ nhận ở nước ngoài.

Thông thường, chi phí xếp dỡ hàng hóa tại bước cảng hoặc sân bay sẽ được tính gộp với các chi phí ở bước 2 và bước 4 trong báo giá, hóa đơn.

Bước 4: Hàng hóa gửi đến địa điểm kho vận hải quan của nước đến (Destination)

Ở bước vận chuyển quốc tế này, người thực hiện sẽ cần làm các thủ tục thông quan cho  hàng hóa. Nếu hàng hóa hợp lệ thì phần lớn đều được thông quan dễ dàng. Tuy nhiên, nếu xảy ra sai sót thì có thể hàng hóa sẽ bị kiểm tra theo quy định.

Bước 5: Giao hàng đến tay người nhận (Delivery)

Cuối cùng, khi hàng hóa đã đủ điều kiện thông quan sẽ được chuyển về bưu cục tại quốc gia đến để chuyển đến địa chỉ của người nhận. Khi hàng giao đến và người nhận xác nhận lấy hàng thì quá trình vận chuyển quốc tế đồng thời cũng hoàn tất.

Các bước trong quy trình vận chuyển quốc tế

Các hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế phổ biến

Hiện nay, vận chuyển hàng hóa quốc tế thường được thực hiện bằng 3 hình thức chính là vận tải đường hàng không, vận tải đường biển và vận tải đường bộ. Tuy nhiên, so với đường hàng không và đường biển, vận tải đường bộ thường chỉ phù hợp để vận chuyển hàng hóa đến các nước có đường biên giới sát với Việt Nam.

Do đó, nếu cần gửi hàng đi xa thì đa phần hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng 2 hình thức:

• Vận tải bằng đường hàng không: Đây là hình thức vận chuyển có tốc độ và thời gian giao hàng nhanh nhất. Tuy nhiên, hình thức này lại hạn chế về chủng loại hàng hóa được phép gửi đi. Đồng thời, để vận chuyển được hàng hóa, người gửi sẽ phải chi trả khoản cước rất cao.
• Vận tải bằng đường biển: So với đường hàng không thì đường biển không “kén” loại hàng vận chuyển. Theo đó, bạn có thể gửi đi nhiều loại hàng khác nhau với giá cước thấp hơn khá nhiều. Tuy nhiên, tốc độ và thời gian vận chuyển thường chậm nên không phù hợp với loại hàng cần giao nhận gấp.

2 hình thức phổ biển để chuyển hàng quốc tế đi xa

Các mặt hàng thường được gửi vận chuyển quốc tế

Hiện tại, các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế đều nhận chuyển phát hầu hết các mặt hàng. Từ hàng hóa thông thường, hàng thiết yếu cho đến các mặt hàng quà tặng,… đều có thể gửi vận chuyển quốc tế qua một đơn vị bất kỳ nào đó.

Tuy nhiên, khi gửi chuyển phát quốc tế bạn cần đảm bảo không gửi hàng hóa thuộc danh mục cấm vận chuyển, hạn chế vận chuyển. Bởi đây là nhóm hàng đã được Nhà nước quy định chi tiết không tàng trữ và vận chuyển dưới mọi hình thức. Do đó, các bên vận chuyển đều KHÔNG NHẬN chuyển phát hàng hóa thuộc nhóm này.

Thông thường, các mặt hàng được mọi người lựa chọn gửi vận chuyển quốc tế gồm có:

• Các mặt hàng thuộc nhóm hàng thiết yếu như thực phẩm, lương lực, đồ khô, đồ ăn liền, thuốc men,..
• Các mặt hàng thuộc nhóm hàng may mặc như quần áo, mũ nón, giày dép, vải vóc, túi xách, balo,…
• Các mặt hàng thuộc nhóm hàng quà tặng như đồ trang sức, mỹ phẩm, đồng hồ, vòng đeo tay, các loại bút,…
• Các mặt hàng thuộc nhóm hàng thiết bị như điện thoại, máy tính, tai nghe, hàng hóa điện tử – điện lạnh,…

(*Lưu ý: Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có chính sách khác nhau về các mặt hàng nhận và không nhận vận chuyển. Tùy thuộc vào chính sách của từng đơn vị mà bạn nên tìm hiểu kỹ để gửi đúng mặt hàng được phép vận chuyển qua đơn vị đó.)

Các mặt hàng thường được gửi vận chuyển quốc tế

Quy định gửi hàng quốc tế như thế nào?

So với vận chuyển hàng hóa trong nước thì gửi hàng quốc tế được nhiều người đánh giá có quy định và yêu cầu phức tạp hơn rất nhiều. Theo đó, hàng hóa gửi đi phải tuân thủ một số quy định nghiêm ngặt như:

• Mặt hàng gửi vận chuyển: Hàng hóa gửi đi phải đảm bảo trong danh mục được phép vận chuyển. Bạn tuyệt đối không gửi hàng cấm, hàng hạn chế vận chuyển như vũ khí đạn dược, chất kích thích, ma túy, động vật quý hiếm,… theo quy định.
• Đóng gói hàng hóa: Hàng hóa phải được đóng gói đúng quy cách theo từng mặt hàng. Đối với hàng dễ vỡ nên được ghi chú cảnh báo trước khi gửi đi để nhân viên vận chuyển có thể biết.
• Hình thức vận chuyển: Tùy vào hình thức vận chuyển lựa chọn, bạn nên nghiên cứu kỹ về chính sách và quy định liên quan khi gửi hàng. Đây là lưu ý quan trọng mà bạn cần quan tâm để đảm bảo hàng hóa được chuyển đi nhanh chóng, an toàn.
• Giấy tờ đi kèm: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn có thể phải chuẩn bị một số giấy tờ, chứng từ nhất định để làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Do đó, bạn nên liên hệ với đơn vị vận chuyển để được hướng dẫn cụ thể.
• Thông tin trên đơn hàng: Khi gửi hàng, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa như thông tin người gửi và người nhận, địa chỉ nhận, số điện thoại người nhận, loại hàng, số lượng,…

Đối với những khách hàng có nhu cầu vận chuyển Trung – Việt có thể liên hệ với Thông Tiến Logistics qua hotline: 1800 6963. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn chi tiết nhất.

Một số quy định cần tuân thủ khi gửi vận chuyển hàng hóa quốc tế

Một số lưu ý khi gửi hàng quốc tế cần nắm chắc

Vận chuyển quốc tế là hoạt động phức tạp phải thực hiện qua nhiều khâu, nhiều bước và phải hoàn thiện nhiều thủ tục hải quan. Do đó, để quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, bạn cần nắm chắc một số lưu ý khi gửi hàng quốc tế như sau:

Cung cấp đủ thông tin cần thiết khi gửi hàng

Khi gửi hàng, bạn cần chú ý cung cấp đủ thông tin liên quan đến đơn hàng cho bên vận chuyển. Bởi, đây đều là những thông tin cần thiết để đơn vị vận chuyển sử dụng để làm thủ tục khai báo hải quan cho lô hàng.

Theo đó, bạn cần cung cấp một số thông tin sau:

• Thông tin về người nhận gồm có đầy đủ các thông tin sau: Họ và tên, địa chỉ nhận, số điện thoại, mã số bưu cục (nếu có) để vận chuyển hàng đúng đến tay người nhận.
• Thông tin về hàng hóa gửi vận chuyển gồm: Loại hàng gửi vận chuyển, hàng hóa nằm trong danh mục nào, số lượng, trọng lượng, đặc tính của hàng hóa.
• Thông tin về người gửi gồm các thông tin sau: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại để đơn vị vận chuyển có thể liên lạc trong một số trường hợp cần thiết.

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng hóa đi nước ngoài

Ngoài việc cung cấp đủ thông tin cần thiết liên quan đến đơn hàng bạn cũng cần chuẩn bị một số loại giấy tờ để đơn vị vận chuyển làm thủ tục thông quan cho lô hàng.

Cụ thể, theo quy định thì khi vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài bạn cần cung cấp một số loại giấy tờ sau (đối với hàng hóa xuất khẩu):

• Vận tải đơn (Bill of Lading): Là giấy tờ ghi đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa vận chuyển. Thông qua vận đơn, bạn có thể tra cứu được thông tin hàng hóa gửi vận chuyển nhanh chóng.
• Tài liệu kiểm soát hàng hóa: Đây là loại giấy tờ mà đơn vị vận chuyển cần chuẩn bị để nộp cho cơ quan dịch vụ biên giới để kiểm soát hoạt động vận chuyển trước khi chuyển hàng đi.
• Hóa đơn thương mại: Đây là loại giấy tờ bắt buộc phải có khi vận chuyển hàng hóa. Bởi trên hóa đơn đã cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa như chi phí,…
• Giấy chứng nhận xuất xứ: Là loại giấy tờ giúp xác định được nguồn gốc xuất xứ của lô hàng để chắc chắn đây không phải hàng nhái, hàng kém chất lượng.
• Tờ khai xuất khẩu của người gửi: Loại giấy tờ này cần yêu cầu kê khai nếu mặt hàng gửi đi nằm trong danh mục kiểm soát xuất khẩu. Do đó, bạn cần kiểm tra xem loại hàng gửi đi có thuộc danh mục này hay không để chuẩn bị các loại giấy tờ đầy đủ nhất.

Một số giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng quốc tế

Khối lượng của đơn hàng theo quy định vận chuyển đi nước ngoài

Khi vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài, không có quy định cụ thể về khối lượng tối đa cho từng đơn hàng. Song, mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có các quy định khác nhau về khối lượng hàng hóa nhận vận chuyển. Do đó, nếu bạn gửi hàng vượt quá số cân nặng cho phép thì bưu phẩm của bạn sẽ bị hoàn trả và không thể vận chuyển.

Tuy nhiên, khi gửi hàng bạn cũng cần chú ý khối lượng kiện hàng sẽ có sự thay đổi tùy vào hình thức vận chuyển lựa chọn. Cụ thể, hàng gửi qua đường hàng không và qua đường biển sẽ có quy định về khối lượng khác nhau.

Kích thước tối đa của đơn hàng có thể gửi đi nước ngoài

Kích thước tối đa của đơn hàng gửi đi nước ngoài sẽ có sự khác nhau tùy vào quy định của mỗi quốc gia mà bưu phẩm được chuyển đến. Song, đa số kích thước của bưu phẩm thường được tính theo công thức:

• Kích thước = [( Chiều cao + chiều rộng) x 2] + Chiều dài

Một vài quốc gia cũng có các quy định về giới hạn kích thước hàng hóa trong một khoảng nhất định.

Phương thức đóng gói hàng hóa

Mỗi mặt hàng khi gửi vận chuyển đều có các quy định khác nhau về quy cách đóng gói. Do đó, tùy vào loại hàng gửi đi, bạn nên lựa chọn cách đóng gói cho phù hợp.

Cụ thể:

• Đối với hàng hóa là tài liệu, hợp đồng, thư từ: Bạn nên trong phong thư chống nước được dán tem niêm phong để đảm bảo độ bảo mật khi chuyển đi.
• Đối với các loại hàng hóa không phải là tài liệu nhưng nếu có thể gói trong phong thư, người gửi có thể sử dụng phong thư để đóng gói.
• Đối với các loại hàng hóa khác: Người gửi cần đóng gói kỹ càng trong thùng carton hoặc thùng gỗ có chèn thêm mút hoặc xốp để tránh va đập mạnh trong quá trình di chuyển.

Như vậy, với chia sẻ trên đây của Thông Tiến Logistics, hy vọng bạn đã nắm được các bước trong quy trình vận chuyển quốc tế. Nếu có nhu cầu gửi hàng quốc tế thì có thể liên hệ với Thông Tiến Logistics để được hỗ trợ bạn nhé!