Kinh nghiệm gửi bưu phẩm ra nước ngoài chi tiết từ A – Z

Gửi bưu phẩm ra nước ngoài khiến bạn lo lắng: Hàng không đến tay người nhận đúng thời gian? Hàng bị giao nhầm? Hay bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển? Bởi vì, thực tế hiện nay có rất nhiều đơn vị không đảm bảo được an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Điều này chẳng những khiến bưu phẩm thường xuyên gặp sự cố mà còn khiến người gửi gặp khá nhiều rắc rối với đơn hàng. Vì vậy, để giúp bạn gửi bưu phẩm đi nước ngoài dễ dàng và an toàn, Thông Tiến Logistics sẽ chia sẻ cho bạn kinh nghiệm gửi hàng cực chi tiết qua bài viết dưới đây.

Những rủi ro dễ gặp phải khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài

Việc gặp phải sự cố khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài là điều mà bất cứ ai, thậm chí cả đơn vị vận chuyển khó lường trước được. Bởi, đôi khi những sự cố này xuất phát từ những nguyên nhân khách quan mà không ai mong muốn. Thế nhưng, không phải rủi ro khi vận chuyển nào cũng bắt nguồn từ yếu tố khách quan.

Thực tế hiện nay cho thấy, nhiều khách hàng gặp phải sự cố khi vận chuyển bưu phẩm bắt nguồn từ nguyên nhân chủ quan. Một số đơn vị vận chuyển không những xử lý đơn hàng chậm mà quá trình vận chuyển còn thiếu chuyên nghiệp.

Do đó, dễ gặp phải những rủi ro dễ gặp phải khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài như:

1. Bưu phẩm bị thất lạc: Quy trình quản lý đơn hàng lỏng lẻo, không kiểm soát hàng hóa trước và trong khi vận chuyển của một số đơn vị không uy tín khiến nhiều người gặp phải tình trạng bưu phẩm bị thất lạc. Họ chẳng nhưng phải chờ đợi lâu, thậm chí phải mất đến nhiều tháng mới tìm lại được bưu phẩm bị thất lạc.
2. Bưu phẩm bị mất: Không chỉ bị thất lạc, một số khách hàng còn gặp phải tình trạng bưu phẩm “không cánh mà bay”. Bởi vì, trong quá trình vận chuyển hàng có thể bị lấy cắp, đánh tráo hoặc bị mất do nguyên nhân khác do công ty vận chuyển không kiểm tra hàng hóa và phân loại kỹ càng. Vậy nên vô tình tạo ra lỗ hổng để nhiều cá nhân cơ hội lấy mất đơn hàng.
3. Thời gian vận chuyển không được đảm bảo: Hàng hóa bị giao chậm, giao muộn so với thời gian toàn trình cam kết là điều dễ gặp phải khi bạn lựa chọn dịch vụ của bên vận chuyển không uy tín. Điều này vừa ảnh hưởng đến công việc của người gửi và người nhận, vừa khiến người gửi bị giảm đi độ uy tín. Đôi khi có thể ảnh hưởng về kinh tế.

Những rủi ro dễ gặp phải khi gửi hàng hóa, bưu phẩm đi nước ngoài bởi đơn vị không uy tín

Để hạn chế được những rủi ro có thể gặp phải khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài bạn nên chú ý tìm đến công ty cung cấp dịch vụ uy tín. Chỉ khi lựa chọn được đơn vị đảm bảo mới giúp bạn hạn chế phần nào những sự cố có thể gặp phải trong quá trình vận chuyển.

Quy trình gửi bưu phẩm ra nước ngoài

Thông thường, để gửi hàng hóa hay bưu phẩm ra nước ngoài sẽ trải qua những bước cơ bản như:

Bước 1: Đóng gói hàng hóa

Khi gửi hàng hóa hay bưu phẩm ra nước ngoài yếu tố tiên quyết phải thực hiện đó chính là đóng gói hàng hóa. Đây là khâu quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, an toàn. Để đóng gói hàng hóa bạn có thể tự thực hiện hoặc lựa chọn dịch vụ đóng gói của các đơn vị vận chuyển.

Thông thường, để đảm bảo hàng hóa được chuyển đi đúng quy cách mọi người thường lựa chọn dịch vụ đóng gói của các bên vận chuyển. Với các loại bưu phẩm nhẹ như giấy tờ, hồ sơ, thư từ,… sẽ được bọc trong túi nilon, giấy bìa carton và được dán kín, niêm phong và ghi chú ở mặt trên. Còn đối với những hàng cồng kềnh, hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ, linh kiện,… cần phải đóng gói trong thùng carton lớn và các vật liệu chống va đập.

Bước 2: Gom hàng và gửi hàng tại kho của đơn vị vận chuyển

Sau khi hàng hóa đã được đóng gói, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành thu gom và tập trung về về kho chờ vận chuyển. Để quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng, thuận lợi thì bạn cần phải chuẩn bị đủ các loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn liên quan đến lô hàng, bưu phẩm,… để tiến hành làm một số thủ tục khi vận chuyển.

Đặc biệt, bạn cần đảm bảo rằng loại hàng hóa gửi vận chuyển nằm trong danh sách được phép vận chuyển. Nếu loại hàng gửi đi thuộc danh mục cấm thì chắc chắn bưu phẩm đó không được vận chuyển.

Bước 3: Vận chuyển gửi bưu phẩm ra nước ngoài

Hàng hóa sau khi được tập trung về kho sẽ được đơn vị vận chuyển tiến hành vận chuyển ra nước ngoài. Để chuyển hàng đi thuận lợi, đơn vị vận chuyển phải trải qua nhiều quy trình từ làm thủ tục giấy tờ, lưu kho cho đến lựa chọn phương tiện vận tải tối ưu nhất. Ở bước này, đơn hàng dễ gặp phải rủi ro vì hàng được chuyển qua nhiều trạm khác nhau.

Tuy nhiên, bạn có thể yên tâm đơn hàng ít gặp phải rủi ro nếu chọn được đơn vị vận chuyển uy tín. Bởi họ có nhiều trạm dừng trên các quốc gia, có đầy đủ phương tiện vận chuyển để đưa hàng về kho. Vì vậy mà trong thời gian chuyển đi tiếp bưu phẩm, hàng hóa của bạn ít gặp sự cố.

Bước 4: Chuyển hàng đến tay người nhận 

Cuối cùng, khi hàng hóa bưu phẩm trải qua thời gian vận chuyển qua nhiều trạm khác nhau sẽ đến được bưu cục gần với địa chỉ người nhận. Bưu phẩm, đơn hàng sẽ được chuyển tận nơi cho người nhận và kết thúc quá trình vận chuyển.

4 bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài bạn cần biết

Quy cách và cách đóng gói hàng hóa khi gửi đi nước ngoài

Khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài, bạn cần nắm được quy cách đóng gói và cách đóng gói hàng hóa như sau:

Quy cách đóng gói hàng hóa gửi đi nước ngoài

Khi đóng gói hàng hóa vận chuyển quốc tế, bạn cần tuân thủ một số quy cách sau đây:

• Xác định kích thước, cân nặng của bưu phẩm: Để lựa chọn được cách đóng gói phù hợp, bạn nên đo kích thước và cân nặng của sản phẩm trước khi đóng gói. Đây là cách khá đơn giản giúp bạn dễ dàng chọn được cách đóng gói phù hợp nhất để đảm bảo hàng chuyển đi luôn an toàn.
• Lựa chọn các đóng gói phù hợp: Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất của từng loại hàng mà bạn nên lựa chọn cách đóng gói cho phù hợp. Bởi mỗi mặt hàng đều được quy định về cách đóng gói riêng để giữ cho sản phẩm chuyển đi không hư hỏng.
• Ghi chú đầy đủ thông tin ngoài kiện hàng: Bên ngoài kiện hàng bạn cần ghi chú đầy đủ thông tin về loại hàng, cân nặng, số lượng, kích thước để tránh tình trạng nhầm lẫn khi vận chuyển. Đối với các loại hàng nguy hiểm cần phải ghi rõ ký hiệu chuyên ngành.
• Ghi rõ địa chỉ và dán nhãn hàng hóa: Bưu phẩm chuyển đi phải được ghi đúng và đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận. Đồng thời, bạn phải dán nhãn hàng và phiếu đóng gói trên mặt bao bì kiện hàng khi gửi vận chuyển.

Cách đóng gói cho từng mặt hàng

Mỗi loại hàng đều có đặc điểm, tính chất riêng biệt nên cách đóng gói cũng được quy định khác nhau. Cụ thể:

1. Hàng hóa thông thường

Đối với các mặt hàng thông thường, không có tính chất lý hóa đặc biệt thì khi đóng gói bạn chỉ cần:

• Sử dụng vật liệu đóng gói mềm, chống sốc cho hàng hóa dưới đáy hộp và bên thành hộp.
• Hàng hóa được gói đơn lẻ và đặt vào thùng carton rồi lấp đầy khoảng trống bằng vật liệu độn để tránh hư hỏng khi vận chuyển.
• Đối với các loại hàng có cạnh sắc nhọn cần bịt các cạnh này bằng vật liệu mềm khi đóng gói.
• Cố định kiện hàng bằng băng dính để hàng hóa không bị rơi khỏi hộp khi vận chuyển.

2. Hàng hóa đặc biệt

Với các loại hàng đặc biệt có tính chất dễ hư hỏng, tràn đổ, dễ vỡ,… thì khi đóng gói bạn phải khá chú ý về cách đóng gói. Bởi mỗi mặt hàng lại có yêu cầu về cách đóng gói khác nhau để đảm bảo được độ an toàn cho sản phẩm khi vận chuyển.

• Với hàng hóa dễ vỡ: Khi đóng gói, bạn cần sử dụng vật liệu chống sốc bọc kín sản phẩm, trong lòng sản phẩm lót thêm giấy báo. Sau đó, bạn để sản phẩm vào thùng carton có kích thước vừa vặn, lấp đầy khoảng trống bằng vật liệu chống sốc rồi cố định hộp bằng băng dính. Để đảm bảo an toàn, bạn có thể đóng kiện gỗ cho kiện hàng vận chuyển.
• Với hàng hóa chất lỏng: Đối với hàng hóa là chất lỏng, khi đóng gói bạn cần dùng băng dính bịt kín miệng, nắp sản phẩm. Tiếp đó, bạn sử dụng vật liệu chống sốc bọc kín sản phẩm rồi cho vào hộp, khoảng trống trong hộp lấp đầy vật liệu chống sốc. Cuối cùng chỉ cần cố định lại kiện hàng bằng băng dính.

3. Các loại hàng có thể cuộn tròn

Trường hợp hàng hóa gửi vận chuyển là tranh vẽ, bản đồ, lịch,… khi gửi hàng bạn cuộn tròn sản phẩm lại và cho vào ống nước bằng nhựa bịt kín hai đầu. Bạn bọc kín ống nhựa để đảm bảo sản phẩm bên trong không bị rơi ra ngoài.

4. Hàng hóa ấn phẩm

Với hàng hóa dạng ấn phẩm như sách báo, tạp chí, catalogue,… khi đóng gói cần chú ý nhẹ nhàng và đóng gói phù hợp để sản phẩm không bị rách hay dính nước. Bạn có thể bọc kín sản phẩm bằng nilon, cho vào hộp đựng chuyên dụng và bọc kín sản phẩm.

5. Thư từ, tài liệu

Hàng hóa là thư từ, tài liệu được đóng gói đơn giản bằng cách cho vào phong bì, dán kín miệng phong bì và niêm phong để đảm bảo tính bảo mật khi vận chuyển.

Những lưu ý khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài bạn cần biết

Để việc gửi bưu phẩm ra nước ngoài nhanh chóng, an toàn và hạn chế được những rủi ro có thể gặp phải bạn nên “bỏ túi” cho mình những lưu ý dưới đây:

1. Tìm hiểu kỹ thông tin về dịch vụ vận chuyển quốc tế: Nếu bạn có ý định gửi hàng hóa hay bưu phẩm đi nước ngoài thì điều đầu tiên bạn cần quan tâm đó chính là tìm hiểu kỹ về thông tin dịch vụ vận chuyển. Việc nắm chắc thông tin dịch vụ sẽ giúp bạn biết được chi phí vận chuyển là bao nhiêu? Quá trình gửi hàng đi như thế nào? Cần chuẩn bị những gì cho đơn hàng?… Nhờ đó, bạn sẽ hạn chế được những sai sót có thể gặp phải khi gửi hàng hóa.
2. Thỏa thuận chi tiết mọi điều khoản với đơn vị vận chuyển: Hiện nay có khá nhiều bên vận chuyển khi thông tin đến khách hàng thường mập mờ trong bảng giá, quy trình vận chuyển khiến khách hàng dễ gặp phải rủi ro về đơn hàng. Do đó, để chắc chắn không gặp phải tình huống phát sinh phí hay hàng hóa không giao đúng thời gian toàn trình bạn nên thỏa thuận kỹ tất cả các điều khoản với bên vận chuyển.
3. Ghi rõ thông tin người nhận, địa chỉ nhận: Để gửi hàng hóa đi nước ngoài an toàn, bạn cần chú ý ghi đúng và ghi rõ thông tin người nhận và địa chỉ nhận. Việc ghi đúng thông tin này sẽ giúp đơn vị vận chuyển giao hàng đến đúng địa chỉ cho bạn.

Những lưu ý khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài bạn cần nắm chắc cho mình

Vận chuyển hàng hóa Trung – Việt nên chọn đơn vị nào?

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên tìm đến đơn vị nào để gửi bưu phẩm ra nước ngoài thì tại sao không tìm đến Thông Tiến Logistics? Không chỉ cung cấp dịch vụ chuyển hàng hóa trong nước, Thông Tiến Logistics còn mang đến dịch vụ vận chuyển quốc tế, điển hình nhất là vận chuyển Trung – Việt. Chúng tôi sẵn sàng vận chuyển nhiều loại hàng khác nhau từ hàng thông thường như thư từ, tài liệu,… cho đến các loại hàng hóa đặc biệt.

Lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung – Việt của Thông Tiến Logistics bạn sẽ được đảm bảo:

1. Cước phí vận chuyển thấp, hạn chế tối đa tình trạng phát sinh phí khi vận chuyển. Trong trường hợp bắt buộc phát sinh phí, Thông Tiến Logistics sẽ thông tin đến khách hàng để bạn nắm được.
2. Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo chuyển hàng đến địa chỉ nhận đúng thời gian cam kết.
3. Hàng hóa luôn được đảm bảo an toàn trước và trong suốt quá trình vận chuyển. Nếu bạn lựa chọn thêm dịch vụ bảo hiểm hàng hóa, đơn hàng của bạn sẽ được hạn chế ở mức thấp nhất những rủi ro có thể gặp phải.
4. Trạng thái đơn hàng dễ dàng theo dõi thông qua hệ thống quản lý thông minh, đảm bảo cập nhật đúng, chi tiết và nhanh nhất tình trạng đơn hàng.

Để đảm bảo hàng hóa vận chuyển đi nước ngoài nhanh chóng, an toàn, bạn nên lựa chọn dịch vụ vận chuyển của Thông Tiến Logistics

Bởi tất cả những ưu điểm trên nên dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung – Việt của Thông Tiến Logistics ngày càng được nhiều người tin chọn. Nếu bạn cũng muốn lựa chọn dịch vụ của chúng tôi thì có thể liên hệ đến hotline: 1800 6963 để được hỗ trợ.

Tất tần tật thông tin từ A – Z về kinh nghiệm gửi bưu phẩm ra nước ngoài được Thông Tiến Logistics chia sẻ trên đây chắc hẳn đã giúp bạn biết cách hạn chế những rủi ro khi gửi hàng rồi đúng không? Chỉ cần áp dụng một cách khoa học vào thực tế thì chắc chắn bưu phẩm của bạn sẽ được chuyển đi nhanh chóng và an toàn.