5 giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế, bạn nhất định không được quên

Vận chuyển quốc tế là hoạt động quan trọng giúp giao nhận hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác dễ dàng. Tuy nhiên, để hoạt động này có thể diễn ra thì bắt buộc mỗi đơn hàng khi vận chuyển phải có đủ hóa đơn, chứng từ liên quan. Nếu không chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế thì đơn hàng có thể bị giữ lại và không đủ điều kiện để vận chuyển.

Các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế

Để đảm bảo hoạt động giao nhận được diễn ra, bạn cần chuẩn bị 5 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế như:

Hóa đơn thương mại CCI

Một trong những loại giấy tờ đầu tiên và vô cùng quan trọng bạn cần chuẩn bị khi thực hiện hoạt động vận chuyển quốc tế đó chính là hóa đơn thương mại CCI. Đây là tài liệu cơ bản mà bất cứ loại hàng hóa nào muốn vận chuyển ra khỏi biên giới quốc gia của một nước cần phải có.

Trong hợp đồng thương mại sẽ nêu rõ khoản phí mà người mua/người nhập khẩu phải trả cho người bán/ người xuất khẩu. Nhờ đó, việc kế khai, kế toán giá trị đơn hàng cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không những vậy, hợp đồng thương mại còn đóng vai trò trợ giúp người nhập khẩu trong thanh toán bù trừ hàng hóa.

Khi nhận về hợp đồng thương mại, bạn hãy chắc chắn rằng trong đó có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, quốc gia sở tại của người bán/người xuất khẩu gửi hàng đi quốc tế.
• Tên, địa chỉ của người nhận hàng.
• Trọng lượng tịnh (không tính bao bì) và khối lượng của hàng hóa.
• Đơn giá của từng loại hàng (tính theo đơn vị tiền tệ thanh toán).
• Giá mở rộng.
• Tiền tệ thanh toán.
• Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán.
• Ngày mà hàng hoá bắt đầu chuyến đi liên tục đến nước ngoài.
• Số tham chiếu (số đặt hàng của người mua).
• Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Phí vận chuyển / bảo hiểm.

Hóa đơn thương mại CIC là giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế bạn cần chuẩn bị đủ

Vận đơn (BOL) – Giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế

Ngoài hóa đơn thương mại thì vận đơn cũng là một trong những loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế. Thông qua vận đơn, mọi người có thể tra cứu tình trạng của hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.

Khi thực hiện hoạt động vận chuyển, người gửi cần gửi kèm một bản sao vận đơn cho người nhận. Đồng thời, một bản sao thứ ba cũng được chuyển cho bên vận chuyển để họ lưu giữ.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Bất cứ loại hàng hóa nào khi vận chuyển quốc tế cũng cần có giấy chứng nhận xuất xứ của sản phẩm. Bởi, đây là giấy tờ nhắm xác thực nguồn gốc của đơn hàng. Nếu như người gửi không thể chứng minh xuất xứ của hàng hóa đó thì có thể đơn hàng không được chấp nhận vận chuyển.

Một trong những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế bạn cần chuẩn bị đó chính là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD)

Trước khi vận chuyển quốc tế, các đơn vị giao nhận cần chuẩn bị một tài liệu kiểm soát hàng hóa có ghi đầy đủ thông tin về người gửi, nhà sản xuất, công ty xuất khẩu,… Sau đó tài liệu này phải nộp cho cơ quan dịch vụ biên giới quốc tế để cơ quan này có thể giám sát hoạt động vận chuyển.

Tờ khai xuất khẩu cho người gửi hàng (nếu có)

Với những đơn hàng xuất khẩu từ Việt Nam mà sản phẩm gửi đi nằm trong mục kiểm soát xuất khẩu thì bạn phải chuẩn bị tờ khai xuất khẩu cho người gửi hàng. Để biết có phải chuẩn bị loại giấy tờ này hay không bạn nên kiểm tra danh sách kiểm soát thương mại bằng cách liên hệ với Cục Xuất Nhập khẩu của Bộ Công thương Việt Nam.

Tờ khai xuất khẩu cho người gửi hàng hợp lệ phải được ký (kèm theo con dấu) của người xuất khẩu hoặc đại lý ủy quyền.

Để đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra thuận lợi, bạn nên chuẩn bị kèm tờ khai xuất khẩu

Với những người lần đầu tiên thực hiện hoạt động này chắc chắn việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, thay vì tự làm tất cả, bạn hãy liên hệ với một công ty vận chuyển quốc tế uy tín để được họ hướng dẫn chi tiết về những giấy tờ cần chuẩn bị. Đồng thời, họ còn giúp bạn vận chuyển hàng hóa dễ dàng mà không lằng nhằng quá nhiều thủ tục, giấy tờ.

Không chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế dễ gặp sự cố gì?

Với những đơn hàng đã chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển thì quá trình giao nhận sẽ được tiến hành theo đúng kế hoạch. Thế nhưng, với những đơn hàng không có đủ giấy tờ thì sao? Liệu hoạt động vận chuyển có được diễn ra không?

Trên thực tế, việc không có đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển có thể khiến hàng hóa không được giao nhận đến tay người nhận. Bởi vì, để đưa một món hàng ra khỏi biên giới quốc gia của một nước và đi vào quốc gia khác một cách hợp lệ thì bắt buộc phải tiến hành các thủ tục hải quan. Trong khi đó để khai báo hải quan thì người vận chuyển phải có giấy tờ, thông tin của hàng hóa để kê khai. Nếu đơn hàng không có giấy tờ thì tất nhiên không thể thực hiện hoạt động này.

Hàng hóa không có giấy tờ cần thiết khi vận chuyển sẽ gặp phải những sự cố như:

• Hoạt động vận chuyển không được tiến hành.
• Hàng hóa bị giữ lại hoặc lưu kho cho đến khi có đủ giấy tờ cần thiết mới được tiến hành vận chuyển.
• Hàng hóa có thể bị trả lại cho người gửi.
• Đơn vị vận chuyển không tiếp nhận không từ chối vận chuyển nếu người gửi không cung cấp đủ giấy tờ.

Một số rủi ro về đơn hàng khi không chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết

Để đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra thuận lợi, bạn nhất định nên chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết cho hàng hóa của mình. Trong trường hợp không biết loại hàng gửi đi cần có những giấy tờ gì, bạn có thể liên hệ với đơn vị vận chuyển lựa chọn để được họ hỗ trợ.

Những lưu ý khi gửi hàng quốc tế bạn cần biết

Với những bạn đang có nhu cầu gửi hàng đi quốc tế và mong muốn đơn hàng “thuận buồm xuôi gió” chuyển đi thì nhất định nên “bỏ túi” cho mình một vài lưu ý khi vận chuyển dưới đây:

• Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng để quá trình vận chuyển và khai báo hải quan thuận lợi. Các thông tin cần cung cấp gồm có: Thông tin chi tiết của người nhận như họ tên, số điện thoại, địa chỉ chính xác từ số nhà – tên đường – khu – thành phố – tên nước; Thông tin khai báo hàng hóa như số lượng hàng, lô hàng gồm những gì; Thông tin của người gửi như họ tên, số điện thoại, địa chỉ.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về loại hàng gửi vận chuyển. Hàng hóa gửi đi thuộc nhóm thông thường, dễ vỡ hay hàng có giá trị cao.
• Bạn cần đảm bảo mọi thông tin khai báo đều trung thực, chính xác để đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho mình.
• Bạn nên giữ lại Bill hàng phòng trường hợp hàng hóa gặp sự cố, rủi ro khi vận chuyển có thể xác thực.
• Cuối cùng, bạn nên tìm đến một đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, chuyên nghiệp giúp đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng, an toàn.

Những lưu ý bạn cần nắm được khi vận chuyển hàng hóa quốc tế

Nếu bạn đang có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài và cần tìm một bên vận chuyển uy tín, bạn có thể tìm đến Thông Tiến Logistics. Thông Tiến Logistics tin rằng bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Để được tư vấn chi tiết, bạn có thể để lại thông tin hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline: 1800 6963.

Dù gửi bưu phẩm, bưu kiện hay hàng hóa đi nước ngoài, bạn nên chắc chắn rằng mình đã chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế cho đơn hàng. Việc đảm bảo về mặt giấy tờ là bước quan trọng để đơn hàng được xử lý nhanh và chuyển đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất.