Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chống thất lạc

Nhiều người vốn cho rằng, đóng gói tài liệu khi chuyển phát rất đơn giản chỉ cần cho giấy tờ vào bì thư, niêm phong và gửi đi là được. Tuy nhiên, thực tế lại không hề đơn giản như vậy. Bởi vì, đóng gói tài liệu cần tuân thủ một số quy định để đảm bảo bưu phẩm gửi đi không bị thất lạc, mất cắp. Do đó, để đảm bảo cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh đúng chuẩn nhất, bạn nên thực hiện theo hướng dẫn dưới đây của Thông Tiến Logistics.

Vì sao hàng hóa là tài liệu dễ bị thất lạc khi gửi chuyển phát?

Tài liệu, giấy tờ đều là những bưu phẩm có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ và rất dễ bị thất lạc khi gửi chuyển phát. Việc gặp phải sự cố khi giao nhận là điều mà không ai mong muốn, nhưng lại khó tránh khỏi vì:

• Đóng gói hàng hóa không đúng cách: Việc đóng gói tài liệu, giấy tờ không đúng cách chính là nguyên nhân đầu tiên khiến hàng họa bị thất lạc, thậm chí bị mất khi vận chuyển. Hàng hóa có thể bị rơi ra ngoài do bạn không niêm phong kỹ càng, bị phân loại nhầm sang loại hàng khác do bạn không đóng gói đúng tiêu chuẩn của loại bưu phẩm này. Vì vậy, nếu không muốn hàng hóa bị thất lạc, bạn cần tuân thủ cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh được các được từng đơn vị quy định rõ ràng.
• Đơn vị vận chuyển không xử lý, phân loại trước khi giao nhận: Một số sai sót đến từ khâu phân loại, xử lý đơn hàng trước khi chuyển phát của đơn vị giao nhận cũng chính là lý do khiến tài liệu dễ bị thất lạc khi vận chuyển. Trong trường hợp đơn hàng không được phân loại kỹ khi vận chuyển thì việc giao nhầm hoặc thất lạc là điều rất dễ gặp phải.
• Đơn vị vận chuyển không kiểm soát chặt đơn hàng: Trong quá trình chuyển phát, nếu shipper không kiểm soát chặt đơn hàng thì rất dễ giao nhầm hoặc làm thất lạc đơn hàng. Với tình huống này, rủi ro dẫn đến mất hàng cũng khá cao.

Nguyên nhân tài liệu dễ bị thất lạc khi chuyển phát nhanh

Hướng dẫn cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh 

Với những bạn đang có nhu cầu gửi giấy tờ, tài liệu nên tuân thủ cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chóng thất lạc được Thông Tiến Logistics chia sẻ chi tiết dưới đây:

Cách đóng gói giấy tờ, tài liệu

Việc đóng gói các loại giấy tờ, tài liệu thực tế khá đơn giản và không phức tạp, do đó bạn có thể tự đóng gói tại nhà. Trong trường hợp, không biết cách đóng gói thì bạn nên sử dụng dịch vụ đóng gói được các đơn vị chuyển phát cung cấp.

Theo quy định, giấy tờ, tài liệu dù có kích thước nhỏ, trọng lượng nhẹ thì vẫn phải tuân thủ cách đóng gói theo đúng quy định khi vận chuyển. Thông thường, tài liệu sẽ được đóng gói trong các vỏ đựng chuyên dụng như bì thư, nilon, carton hoặc các loại vật liệu mềm khác. Khi đóng gói, miệng của phong bao cần được dán kín, niêm phong. Đối với những loại tài liệu quan trọng có thể đóng dấu ở phần niêm phong và có thêm chữ ký của người gửi ở đó.

Khi đóng gói tài liệu bạn cần chú ý bề mặt của bì thư phải nhắn, mịn, được cố định với keo dán ở cung quanh. Đồng thời, trên bì thư phải có đầy đủ thông tin của người gửi, người nhận và mã vận đơn khi chuyển phát.

Cách đóng gói hàng có thể cuộn tròn

Bên cạnh các loại hàng giấy tờ, tài liệu nhỏ gọn thì rất nhiều người có nhu cầu cần gửi đi các loại hàng hóa lớn hơn và cần cuộn tròn lại khi chuyển phát như tranh vẽ, bản đồ, ảnh,… Các mặt hàng này cũng thuộc danh sách hàng hóa bưu phẩm và cần có cách đóng gói riêng để đảm bảo không bị hư hỏng khi vận chuyển.

Để hạn chế tình trạng bị rách, bị sờn hay xây xước, bạn cần đảm bảo cuộn tròn những mặt hàng này rồi cho vào ống đựng như ống nhựa hoặc có thể sử dụng bìa cứng để bao quanh hàng hóa. Sau khi đã cuộn tròn và cố định trong ống đựng, bạn chỉ cần bịt kín hai đầu bằng băng keo. Trong trường hợp muốn đảm bảo tốt hơn cho hàng hóa, bạn có thể sử dụng vật liệu mềm hoặc giấy bóng khí bọc thêm bên ngoài.

Hướng dẫn cách đóng gói hàng hóa khi chuyển phát nhanh chi tiết

Những lưu ý về cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh

Ngoài việc nắm chắc cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chống thất lạc, bạn còn phải “bỏ túi” cho mình một số lưu ý sau:

• Khi đóng gói, bạn cần đảm bảo bề mặt của bưu phẩm nhẵn mịn để có thể dán được thông tin đơn hàng ở phía trên.
• Tất cả các thông tin về người gửi, người nhận, mã vận đơn đều phải được ghi chú đầy đủ, chi tiết và chính xác khi gửi đi. Bạn nên kiểm tra nhiều lần để chắc chắn không có sai sót giúp quá trình chuyển phát được thực hiện suôn sẻ.
• Tất cả các bưu phẩm đều được nên bao bên ngoài bởi nilon, băng dán để hạn chế tình trạng bị ẩm khi vận chuyển. Khi đóng gói, bạn không nên sử dụng các loại dây để buộc bưu phẩm vì dây có thể bị đứt, bị tuột dẫn đến tài liệu bên trong có thể bị rơi ra ngoài trong quá trình giao nhận.
• Với những loại giấy tờ quan trọng cần gửi chuyển phát, bạn nên lưu ý thêm cho đơn vị vận chuyển để họ lựa chọn hình thức giao nhận phù hợp và kiểm soát chặt hơn khi chuyển phát.

Một số lưu ý khi đóng gói tài liệu gửi chuyển phát nhanh bạn cần biết

Nếu bạn có nhu cầu gửi tài liệu chuyển phát nhanh và mong muốn đơn hàng không gặp sự cố khi giao nhận thì có thể tìm đến dịch vụ vận chuyển của Thông Tiến Logistics. Chúng tôi không những đảm bảo thời gian chuyển phát cực nhanh, đồng thời còn cam kết giao nhận an toàn cho khách hàng. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1800 6963.

Với chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đã nắm được cách đóng gói tài liệu khi chuyển phát nhanh chống thất lạc để đảm bảo đơn hàng gửi đi ít gặp sự cố nhất. Việc tuân thủ cách đóng gói cùng với lưu ý được Thông Tiến Logistics chia sẻ, chắc chắn sẽ giúp bạn gửi tài liệu đến mọi nơi nhanh chóng, an toàn.