Closing time / Cut-off time trong vận tải đường biển là gì?

Closing time hay Cut-off time là những thuật ngữ được mọi người sử dụng nhiều khi vận chuyển hàng hóa qua đường biển. Tuy nhiên, với những người lần đầu tham gia vào hoạt động này, họ thường không hiểu rõ Closing time/ Cut-off time là gì? Gồm những loại nào? Do đó, để giúp bạn hiểu rõ hơn về hai thuật ngữ trên, Thông Tiến Logistics sẽ tổng hợp thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

Closing time/ Cut-off là gì?

Closing time hay còn được gọi là Cut-off time, Deadtime, Lead time. Trong tiếng Việt, cụm từ này có nghĩa là thời gian cắt máng.

Hiểu theo nghĩa đơn giản thì Cut-off time là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu hàng hóa phải hoàn thành xong việc thông quan cho lô hàng, thanh lý container cho cảng để xếp hàng lên tàu.

Song song với việc thông quan hàng và thanh lý container, bạn cũng cần chuẩn bị các thông tin hướng dẫn vận chuyển. Thông tin sau khi chuẩn bị xong sẽ được gửi cho hãng tàu để đảm bảo hàng hóa vận tải đúng yêu cầu và hạn chế tối đa sai sót trên vận đơn (B/L). Thời gian cuối cùng để bạn cung cấp thông tin chính là SI Cut-off time (Shipping Instruction cut off time) – Tức thời hạn cuối cùng gửi chi tiết làm Bill.

Trong trường hợp, lô hàng của bạn không thể thanh lý cho cảng sớm hơn thời gian Cut off – time thì hãng tàu sẽ không nhận hàng và coi như hàng bị “rớt tàu”. Với những lô hàng bị “rớt tàu” sẽ phải vận chuyển theo chuyến tàu sau (thường thì thời gian để có chuyến tàu tiếp theo là 1 tuần).

Tuy nhiên, nếu bạn có mối quan hệ tốt với hãng tàu thì có thể xin thêm thời gian cắt máng cho lô hàng. Thường thì có thể xin thêm được 3 – 6 tiếng, nhưng đa phần các Forwarder mới có thể xin thêm thời gian Cut-off time. Bởi vì, họ thường có mối quan hệ tốt hơn với hãng tàu mà shipper bình thường (người gửi hàng) không có.

Khái niệm bạn cần biết về Closing time / Cut-off time

Thời gian Closing time/ Cut-off time với từng loại hàng cụ thể

Đối từng loại hàng cụ thể, khi vận chuyển qua đường biển sẽ có thời gian cắt máng khác nhau. Cụ thể:

• Đối với hàng nguyên container (hàng FCL) vận chuyển trên các tuyến gần trong Châu Á thì thời gian Closing time có thể là 1 – 2 ngày trước ngày tàu chạy. Tuy nhiên, nếu hàng hóa vận chuyển đến các tuyến xa hơn thì thời gian cắt máng trước ngày tàu chạy sẽ lâu hơn. Việc xác định thời gian cut-off time cụ thể sẽ tùy thuộc vào quy định của từng hãng tàu.
• Đối với hàng lẻ (hàng LCL) thì thời gian cắt máng trước ngày tàu chạy sẽ lâu hơn so với hàng FCL. Bởi vì, để vận chuyển thì các công ty cung cấp dịch vụ gom hàng phải tiến hành gom hàng của nhiều người xuất khẩu vào cùng container và tiến hành thủ thông quan cho lô hàng. Do đó, hàng LCL sẽ mất thêm thời gian gom hàng nên thời gian cắt máng cũng sẽ lâu hơn.

Trong trường hợp hàng hóa gặp sự cố, một số bên, đặc biệt là các bên Forwarder có mối quan hệ tốt với hãng tàu có thể xin thêm thời gian cắt máng để thanh lý hàng. Nhờ đó, tránh được tình trạng “rớt hàng” đối với lô hàng vận chuyển.

Quy định cụ thể về thời gian Cut-off Time

Các loại Cut-off phổ biến hiện nay

Cut-off là cụm từ được sử dụng trong lĩnh vực vận tải. Không chỉ dùng cụm từ này để biểu thị thời gian cắt máng, nhiều người còn dùng nó để diễn tả những thông tin khác. Cụ thể gồm:

Cut-off Shipping Instruction

Cut-off Shipping Instruction (S/I) hay Details of Bill of Lading (chi tiết làm B/L) là thông tin mà Shipper (người gửi) phải gửi cho hãng tàu để họ dựa vào đó để phát hành B/L cho Shipper. Và hạn cuối cùng mà Shipper phải gửi thông tin vận chuyển cho hãng tàu chính là Cut-off S/I.

Nếu Shipper không gửi thông tin cho hãng tàu kịp thời gian quy định thì hãng tàu không kịp làm B/L và lô hàng bị “rớt lại” do không đủ điều kiện xếp lên tàu. Thông thường, hạn làm S/I sẽ từ 1 – 3 ngày làm việc trước ngày tàu rời cảng. Tuy nhiên, cũng có hãng tàu quy định thời gian gửi thông tin là trước 1 tuần tàu rời cảng.

Cut-off VGM

Cut-off VGM là thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu phải gửi phiếu cân container cho hãng tàu. Theo đó, nếu không gửi phiếu cân container kịp thời gian cho hãng tàu thì hãng tàu không làm kịp B/L nên lô hàng sẽ bị “rớt tàu” và phải đợi vận chuyển ở chuyến sau.

Cut-off Doc

Cut-off Doc là hạn cuối cùng mà shipper (người gửi) phải xác nhận nội dung của B/L nháp với hãng tàu. Trong trường hợp, Shipper quên xác nhận hoặc xác nhận muộn thì hãng tàu sẽ sử dụng nội dung trong S/I mà Shipper gửi để làm vận đơn gốc. Nếu Shipper muốn khiếu nại, điều chỉnh hay sửa đổi vận đơn thì sẽ bị tính phí.

Cut-off C/Y

Cut-off C/Y (Container Yard – Bãi container ở cảng hạ container) đây là thời gian cuối cùng mà người xuất khẩu phải chuyển hàng đến nơi hạ container và tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng. Nếu không hoàn thành một trong hai công việc này thì hàng sẽ bị “rớt tàu” và ở lại.

Một số loại Cut-off time phổ biến hiện nay

Một số thuật ngữ liên quan đến hoạt động vận tải đường biển

Khi vận tải hàng hóa qua đường biển, ngoài thuật ngữ Closing time/ Cut-off time thì bạn còn phải nắm được thông tin về một số thuật ngữ khác như:

• Freetime: Là khoảng thời gian miễn phí mà bạn có thể sử dụng container của hãng tàu. Theo đó, khi hãng tàu cho “mượn” container thì bạn nên tận dụng khoảng thời gian miễn phí để sử dụng container cho hiệu quả.
• Booking: Là việc chủ hàng tiến hành đặt chỗ với hãng vận tải quốc tế. Đó có thể là hãng tàu hoặc hãng hàng không để chuẩn bị phương tiện vận tải cho lô hàng cần xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Tracking/ Tracing: Là thuật ngữ được sử dụng để chỉ vị trí lô hàng khi đang vận tải. Để nắm được lịch trình chi tiết của lô hàng, bạn có thể sử dụng nghiệp vụ Tracking để tiến hành tra cứu.
• Arrival Notice: Là giấy báo nhận hàng hay giấy báo hàng đến của người vận tải (hãng tàu/ hãng hàng không) hoặc của Forwarder thông báo lô hàng nhập khẩu đến đâu và vào thời gian nào.

Tóm lại, khi vận chuyển hàng hóa qua đường biển, bạn cần nắm chắc thông tin về Closing time/ Cut-off time. Việc quy định chi tiết về thời gian cắt máng sẽ giúp bạn tránh được tình trạng hàng bị “rớt tàu” và phải vận chuyển ở chuyến tiếp theo.