[TỔNG HỢP] 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước

Vận chuyển hàng hóa nói chung và vận chuyển trong nước nói riêng đều cần phải chuẩn bị những loại giấy tờ phục vụ cho hoạt động giao nhận. Bởi, nếu không có đủ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước thì đơn hàng đó không thể chuyển đi. Thậm chí, có thể bị cơ quan chức năng giữ lại để xác thực. Do đó, để đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra thuận lợi, bạn nhất định phải chuẩn bị đủ 6 loại giấy tờ được Thông Tiến Logistics chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Thông tin chi tiết về 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước

Thông thường, khi thực hiện hoạt động vận chuyển trong nước, bạn sẽ cần phải có 6 loại giấy tờ sau:

Biên bản giao nhận (vận đơn hàng hóa)

Biên bản giao nhận hay còn được gọi với tên khác là vận đơn hàng hóa. Đây là một trong những loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước bạn cần phải chuẩn bị. Bởi, vận đơn chính là căn cứ để xác minh hàng hóa đã được đơn vị vận chuyển tiếp nhận và chuyển đến người nhận.

Loại giấy tờ này nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng thực tế đây chỉ là một loại hóa đơn thông thường. Sau khi bạn hoàn tất thủ tục gửi hàng, đơn vị vận chuyển sẽ xử lý đơn hàng và lên hóa đơn cho bạn. Thông qua mã vận đơn trên hóa đơn bạn có thể theo dõi tình trạng đơn hàng dễ dàng. Trong trường hợp đơn hàng gặp sự cố khi vận chuyển, bạn có thể xác minh với bên vận chuyển khi có giấy tờ này.

Các loại hóa đơn, chứng từ

Ngoài vận đơn hàng hóa thì bạn còn cần chuẩn bị các loại hóa đơn, chứng từ liên quan đến lô hàng. Các loại hóa đơn (bao gồm VAT) là một trong những loại chứng từ không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa. Bạn sẽ cần giữ lại hóa đơn này để xác minh lại với đơn vị vận chuyển nếu như lô hàng gặp sự cố.

Thêm vào đó, hóa đơn còn liên quan trực tiếp đến việc kê khai các loại chi phí vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, bạn nhất định phải có loại giấy tờ này và cần cất cẩn thận để đảm bảo quyền lợi cho mình khi vận chuyển.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Một trong 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước mà bạn nhất định phải có đó chính là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Nếu hàng hóa bạn gửi vận chuyển được lấy trực tiếp từ kho của doanh nghiệp thì cần phải có phiếu xuất kho để chứng minh hàng hóa đã ra khỏi kho. Nhờ đó, việc kê khai, hạch toán cũng trở nên dễ dàng hơn.

Hợp đồng vận chuyển

Nếu bạn cần vận chuyển một đơn hàng lớn hoặc bạn muốn xác lập mối quan hệ vận chuyển lâu dài thì nhất định phải có hợp đồng vận chuyển. Trong hợp đồng phải có các điều khoản rõ ràng đã được hai bên thỏa thuận và đi đến thống nhất. Qua đó dễ dàng xác minh được quyền hạn và trách nhiệm của các bên. Vì vậy mà quá trình thanh lý hợp đồng cũng trở nên đơn giản hơn mà không gặp phải vướng mắc ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác đôi bên.

Giấy tờ chứng minh kinh doanh vận tải

Đối với những doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề vận tải một cách hợp pháp thì bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh kinh doanh vận tải. Đây là một trong những loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước mà bên thực hiện hoạt động này cần có.

Thông thường, bên vận chuyển sẽ cần có các loại giấy tờ cụ thể là: giấy tờ xe (bảo hiểm xe, đăng ký xe,…); giấy tờ của chủ phương tiện (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh); giấy tờ của người điều khiển phương tiện,…

Giấy tờ đi đường – Loại giấy tờ cần tiết khi vận chuyển trong nước

Ngoài những loại giấy tờ trên thì khi vận chuyển hàng hóa trong nước còn cần đến giấy tờ đi đường. Đây là giấy tờ được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa, cho từng chuyến hàng, chuyến xe hoặc được sử dụng làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển.

Thông thường, để ủy quyền cho những chuyến xe ship hàng đi tỉnh, mọi người sẽ cần sử dụng giấy đi đường. Trong giấy sẽ được cập nhật cụ thể nơi đi, nơi đến, loại phương tiện sử dụng, thời gian công tác, lý do lưu trú,… Sử dụng giấy này sẽ giúp họ xác minh rõ ràng được hành trình của chuyến xe.

Các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước bạn cần chuẩn bị

Tại sao bạn nên chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước?

Việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước là điều quan trọng mà bất cứ ai cũng nên biết khi thực hiện hoạt động giao nhận. Sở dĩ, khi vận chuyển hàng hóa cả người gửi và bên vận chuyển cần có những loại giấy tờ này vì:

• Đây là căn cứ xác minh được hoạt động vận chuyển, thông tin đơn hàng cũng như trách nhiệm của đôi bên. Trong trường hợp hàng hóa gặp sự cố, thông qua một số loại giấy tờ mà người gửi có thể bảo vệ quyền lợi cho mình còn bên vận chuyển có trách nhiệm giải quyết sự cố đó thỏa đáng cho khách hàng.
• Các loại giấy tờ này còn là thủ tục phải có để giúp lô hàng đủ điều kiện vượt qua các chốt kiểm tra của cơ quan chức năng. Bởi nếu không có giấy tờ chứng minh lô hàng, hàng hóa của bạn có thể bị thu giữ, thậm chí tịch thu nếu sau đó chủ hàng không xác minh được.
• Các loại hóa đơn, chứng từ hoặc phiếu xuất kho còn là căn cứ để kê khai, hạch toán dễ dàng để kiểm soát hàng hóa, chi phí thuận tiện hơn.

Những lý do bạn nên chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước

Bởi tất cả những lý do trên nên khi thực hiện hoạt động vận chuyển trong nước bạn nhất định nên chuẩn bị đủ các loại giấy tờ này.

Vận chuyển trong nước nên lựa chọn đơn vị nào?

Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều đơn vị đã và đang cung cấp dịch vụ vận chuyển trong nước. Từ vận chuyển nội thành, ngoại thành, liên tỉnh cho đến vận chuyển Bắc – Nam đều được họ cung cấp đầy đủ. Tuy nhiên, không phải đơn vị vận chuyển nào cũng đảm bảo cung cấp dịch vụ vận chuyển chất lượng cho khách hàng. Do đó khiến mọi người phân vân không biết nên tìm đến đơn vị nào để vận chuyển hàng hóa.

Nếu bạn cũng đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn thì tại sao không tìm đến dịch vụ vận chuyển của Thông Tiến Logistics nhỉ? Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, Thông Tiến Logistics tự hào là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ vận chuyển trong nước mà bạn có thể tin chọn. Không những đảm bảo về thời gian vận chuyển, chi phí vận chuyển, chúng tôi còn cam kết về chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Để đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra nhanh chóng, bạn nên sử dụng dịch vụ của Thông Tiến Logistics

Theo đó, với quy trình vận chuyển chuyên nghiệp, hàng hóa sẽ được chuyển đến người nhận trong thời gian cực nhanh. Với những đơn hàng nội thành tại Hà Nội, TPHCM, Hải Phòng sẽ được giao đến trong ngày; với những đơn hàng ở các tỉnh sẽ được chuyển đến 3 – 4 ngày cho khách hàng.

Bên cạnh thời gian vận chuyển nhanh chóng, Thông Tiến Logistics còn cam kết cước phí vận chuyển cực rẻ cho khách hàng. Cân nặng tính phí sẽ được tính theo công thức quy đổi bằng [Dài (cm) x Rộng (cm) x Cao (cm)] /5000.

Nếu bạn muốn trực tiếp trải nghiệm dịch vụ vận chuyển trong nước của Thông Tiến Logistics, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1800 6963. Thông Tiến Logistics sẽ hỗ trợ bạn trong thời gian sớm nhất.

Bài viết trên đây của Thông Tiến Logistics đã chia sẻ cho bạn thông tin về 6 loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước. Để quá trình chuyển hàng nhanh chóng, thuận lợi, bạn nhất định nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cũng như tìm được cho mình một đơn vị vận chuyển uy tín.