Lưu trữ hồ sơ hải quan – những quy định bạn cần biết?

Sau khi làm xong các thủ tục hải quan, hồ sơ hải quan cũng cần được lưu trữ lại cẩn thận. Vậy những ai có thể lưu trữ hồ sơ hải quan và việc lưu trữ này có thời hạn trong bao lâu?

Người chịu trách nhiệm giữ bản chính hồ sơ hải quan

Người giữ bản chính hồ sơ hải quan

Các chứng từ sau khi khai báo hải quan cần phải được lưu giữ lại cẩn thận bởi đây đều là các chứng từ quan trọng. Theo quy định tại khoản 1 điều 1 thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 trong thời hạn theo quy định tại điểm đ khoản 2 điều 18 Luật Hải Quan ngày 23/6/2014, người khai hải quan chịu trách nhiệm giữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Xuất trình cho cơ quan hải quan khi kiểm tra sau thông quan, thanh tra. 

Bản chính hồ sơ hải quan có thể dưới dạng điện tử hoặc bản giấy. Trong trường hợp bản chính các chứng từ hải quan dưới dạng giấy đã nộp cho cơ quan hải quan thì người thực hiện khai hải quan với lưu giữ bản chụp. Còn đối với các chứng từ dưới dạng điện tử, người khai hải quan cũng phải lưu lại bản điện tử.

Trường hợp người khai hải quan là đại ký làm thủ tục hải quan thì chủ hàng phải là người chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ có trong hồ sơ hải quan. Nếu chủ hàng là người nước ngoài không có tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất nhập khẩu thì đại ký làm thủ tục hải quan chịu trách nhiệm lưu giữ các giấy tờ có trong hồ sơ hải quan.

Hồ sơ hải quan cần phải lưu giữ gồm các chứng từ gì?

Tại khoản 6 điều 1 thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018, sửa đổi bổ sung thông tư số 38/2015/TT-BTC về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, hàng hoá nhập khẩu quy định hồ sơ hải quan cần phải lưu giữ gồm các chứng từ sau:

Hồ sơ hải quan cần giữ gồm các chứng từ gì?

• Tờ khai hải quan
• Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền
• Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành ( đối với các trường hợp hàng hoá thuộc loại phải kiểm tra chuyên ngành) và biên bản lấy mẫu có xác nhận của cơ quan kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hoá lấy mẫu theo quy định của pháp luật. 
• Giấy xác nhận kiểm tra chuyên ngành 
• Hợp đồng mua bán hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hợp đồng gia công, hợp đồng thuê gia công, hợp đồng thuê mượn…) hoặc các chứng từ có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật về thương mại, quản lý ngoại thương. Hợp đồng uỷ thác trong trường hợp uỷ thác xuất khẩu, uỷ thác nhập khẩu.
• Chứng từ xác nhận tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá theo quy định của pháp luật về đầu tư. 
• Hoá đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán
• Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải có giá trị tương đương
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá đối với các trường hợp phải nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá theo quy định tại thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hoá xuất khẩu
• Bản kê chi tiết hàng hoá đối với các loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu
• Tài liệu kỹ thuật, Catalogue, bản phân tích thành phần, chứng thư giám định liên quan đến hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có)
• Danh mục máy móc, thiết bị và phiếu theo dõi lùi trừ khi khai báo mã số đối với trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ chức máy thuộc các chương 84, 85, 90 của danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và trường hợp phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời theo quy định
• Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả dữ liệu, chứng từ, tài liệu về xuất nhập kho
• Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên vật liệu vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hoá xuất khẩu, chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán; định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (Nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất
• Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định giá trị hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC
• Hồ sơ khác liên quan đến việc miễn thuế theo quy định; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế theo quy định tại điều 16 Thông tư này, hồ sơ xoá nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định
• Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có)
• Hồ sơ liên quan đến việc khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu
• Hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan đối với hàng hoá kinh doanh tạm nhập tái xuất theo quy định
• Các chứng từ khác có liên quan đến hàng xuất khẩu, nhập khẩu

Thời hạn lưu giữ hồ sơ hải quan

Thời gian lưu giữ hồ sơ hải quan theo quy định

Thời hạn lưu giữ hồ sơ hải quan chắc chắn là thắc mắc của rất nhiều người. Bởi có rất ít người biết hồ sơ hải quan có thể được lưu giữ và có giá trị trong bao lâu. Theo quy định, người khai có thể lưu giữ hồ sơ hải quan trong vòng 05 năm kể từ ngày ký. 

Theo đó, tại điểm đ, khoản 2 điều 18 Luật hải quan số 54/2014/QH13 có quy định về thời gian lưu giữ hồ sơ hải quan như sau

“ Lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã được thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; lưu giữ sổ sách, chứng từ kế toán và các chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đã được thông quan trong thời hạn do pháp luật quy định; xuất trình hồ sơ, cung cấp thông tin, chứng từ liên quan khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra theo quy định tại các điều 32, 79 và 80 của Luật này”.

Trên đây, Thông Tiến Logistics đã đưa ra một số thông tin về lưu giữ hồ sơ hải quan mà bạn không thể bỏ qua. Mọi thắc mắc khác, bạn vui lòng liên hệ đến hotline của Thông Tiến Logistics, các nhân viên của Thông Tiến luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bất kỳ lúc nào.