Chuyển phát hồ sơ nên sử dụng hình thức vận chuyển nào?

Chuyển phát hồ sơ hiện đang là dịch vụ vận chuyển được nhiều người lựa chọn. Bởi hiện nay, nhu cầu gửi và giao nhận hồ sơ trong và ngoài nước của mọi người đang có xu hướng tăng cao. Vậy khi gửi loại hàng này, để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng, an toàn, bạn nên sử dụng hình thức vận chuyển nào? Câu trả lời sẽ được chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nhu cầu chuyển phát hồ sơ hiện nay như thế nào?

Hiện nay, sử dụng dịch vụ vận chuyển là nhu cầu được nhiều người lựa chọn. Bên cạnh việc giao nhận các loại hàng thông thường, một số người còn sử dụng dịch vụ này để gửi và vận chuyển hồ sơ, tài liệu.

Tuy nhiên, so với các mặt hàng thiết yếu thì hồ sơ, tài liệu là loại hàng mà mọi người ít có nhu cầu vận chuyển hơn. Thông thường, trong một số trường hợp cần thiết phải chuyển gấp hồ sơ, tài liệu thì mọi người mới sử dụng đến dịch vụ vận chuyển.

Thế nhưng, một vài năm trở lại đây do cải tiến về dịch vụ chuyển phát, nhu cầu gửi và vận chuyển hồ sơ của mọi người ngày càng có xu hướng tăng cao. Bởi dịch vụ chuyển phát hiện nay đã khắc phục được những hạn chế mà trước đó khiến nhiều người e ngại gửi hàng như giao nhận chậm, làm mất hay thất lạc hồ sơ,…

Giờ đây, khi sử dụng dịch vụ chuyển phát để giao nhận hồ sơ, đơn hàng được đảm bảo chuyển đi nhanh chóng, không gặp sự cố và được chuyển đến đúng người. Do đó, người gửi không cần lo lắng tài liệu hay hồ sơ quan trọng khi gửi chuyển phát gặp sự cố mất cắp, thất lạc làm ảnh hưởng đến công việc của mình.

Thực tế hiện nay cho thấy rất nhiều người có nhu cầu gửi, vận chuyển các loại tài liệu, hồ sơ

Chuyển phát hồ sơ nên sử dụng hình thức nào?

Lựa chọn và sử dụng dịch vụ chuyển phát tài liệu đang là nhu cầu đang được nhiều người tìm đến. Tuy nhiên, khi chọn dịch vụ này, mọi người thường băn khoăn không biết, gửi tài liệu, hồ sơ thì nên sử dụng hình thức vận chuyển nào?

Trên thực tế, để biết nên lựa chọn hình thức chuyển phát nào thì trước hết phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của đơn hàng. Về cơ bản thì có 3 hình thức phổ biến được mọi người lựa chọn khi vận chuyển hồ sơ có thể kể đến như:

Chuyển phát thông thường

Chuyển phát thông thường hay vận chuyển thông thường là dịch vụ được khá nhiều người lựa chọn khi gửi vận chuyển hồ sơ. So với các dịch vụ khác, chuyển phát thông thường có thời gian giao nhận chậm hơn, nhưng đổi lại cước phí sẽ thấp hơn.

Do đó, với hồ sơ và tài liệu không có yêu cầu gấp về thời gian vận chuyển, mọi người thường ưu tiên gửi chuyển phát theo hình thức này. Hồ sơ vẫn đảm bảo được chuyển đến đúng người, đúng thời điểm, an toàn với cước phí tiết kiệm nhất.

Chuyển phát nhanh

Ngoài chuyển phát thường thì chuyển phát nhanh cũng là dịch vụ vận chuyển phù hợp để giao nhận hàng hóa hồ sơ, tài liệu. Bởi dịch vụ này có thời gian giao nhận nhanh, đơn hàng được ưu tiên xử lý trước. Nhờ đó, chỉ trong thời gian ngắn khoảng 24 – 48h là hàng hóa có thể đến tay người nhận.

Thậm chí, nếu đơn hàng cần vận chuyển ở khoảng cách gần, trong khu vực nội thành thì thời gian nhận được hàng có thể nhanh hơn thế. Tuy nhiên, đi kèm với tốc độ chuyển phát nhanh thì cước phí giao hàng sẽ cao hơn so với hình thức chuyển phát thường.

Vì vậy, nếu tài liệu của bạn có yêu cầu gấp về thời gian vận chuyển và bạn sẵn sàng chi trả chi phí cao hơn thì nên lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh cho bưu kiện.

Chuyển phát hỏa tốc

Được mệnh danh là “ông vua tốc độ”, chuyển phát hỏa tốc là dịch vụ được nhiều người ưu tiên lựa chọn khi cần vận chuyển hồ sơ trong ngày đến tay người nhận. Bởi dịch vụ này có thời gian toàn trình ngắn nhất khi chỉ mất 12 – 24h để hoàn thành quá trình giao nhận một đơn hàng.

Do đó, nếu bạn cần chuyển phát hồ sơ nội trong một ngày đến tay người nhận thì chuyển phát hỏa tốc là dịch vụ phù hợp nhất cho bạn lựa chọn. Tuy nhiên, khi sử dụng dịch vụ này cước phí vận chuyển sẽ cao hơn khá nhiều so với chuyển phát thường hay chuyển phát nhanh.

3 hình thức vận chuyển tài liệu, giấy tờ, hồ sơ phổ biến hiện nay

Những lưu ý khi chuyển phát hồ sơ bạn cần biết

Chuyển phát hồ sơ cũng tương tự như chuyển phát các loại hàng khác, đều có những lưu ý mà bạn cần tuân thủ khi gửi và vận chuyển. Theo đó, khi gửi hồ sơ, bạn cần chú ý một số điểm sau:

• Đóng gói tài liệu, hồ sơ đúng cách theo quy định. Thông thường, tài liệu, hồ sơ phải được đựng trong bì thư hoặc bao bì chuyên dụng, được niêm phong trước khi gửi cho bên vận chuyển.
• Không gửi tài liệu, hàng hóa thuộc danh mục cấm theo quy định của Nhà nước và Pháp luật.
• Ghi chú đầy đủ, chính xác về thông tin người gửi, người nhận gồm tên, số điện thoại, địa chỉ,…
• Lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp với yêu cầu của đơn hàng. Đối với đơn hàng không có yêu cầu gấp về thời gian vận chuyển, bạn có thể lựa chọn hình thức chuyển phát thường. Ngược lại, với đơn hàng có yêu cầu gấp về thời gian vận chuyển, bạn nên lựa chọn hình thức chuyển phát nhanh hoặc chuyển phát hỏa tốc để đảm bảo hồ sơ được giao đến địa chỉ nhận trong thời gian sớm nhất.
• Đối với hồ sơ cần vận chuyển quốc tế, bạn nên trao đổi kỹ với đơn vị vận chuyển lựa chọn để thực hiện đầy đủ các yêu cầu khi gửi hàng ra nước ngoài.

Với những chia sẻ trên đây của Thông Tiến Logistics, hy vọng bạn đã biết được khi chuyển phát hồ sơ nên sử dụng hình thức vận chuyển nào. Để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, tùy vào yêu cầu của đơn hàng mà bạn nên lựa chọn hình thức chuyển phát phù hợp.