Chia sẻ quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết cho người mới bắt đầu

Xuất khẩu hàng hóa vốn được biết đến là hoạt động khá “quen mặt” với nhiều người, đặc biệt là người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, với những người mới, những người “không chuyên”, họ thường không hiểu rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm những bước nào? Vì vậy, để giúp bạn “bổ túc” cho mình thêm thông tin này, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp thông tin chi tiết cho bạn.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm những bước nào?

Thông thường, quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm có 5 bước cơ bản:

Bước 1: Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Đây là một trong những bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa mà bạn nhất định phải nắm được. Theo đó, ở bước này, bạn cần thực hiện một số công việc như xác định loại hàng xuất khẩu, chi phí và thời gian xuất khẩu hàng hóa. Cụ thể:

Bạn cần xác định loại hàng gửi đi có được phép xuất khẩu hay không. Nếu hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu thì bạn không thể xuất lô hàng đó đi. Ngược lại, nếu hàng hóa được phép xuất khẩu thì bạn có thể xuất hàng đi.

Với trường hợp hàng hóa được xuất khẩu, bạn cần xác định nhà nước có chính sách, quy định gì đặc biệt về việc xuất khẩu mặt hàng này không? Chi phí và thời gian xuất khẩu như thế nào?

Thông thường, chi phí xuất khẩu bao gồm 2 phần phần chính là thuế khi xuất khẩu và chi phí vận chuyển. Trong đó, thuế khi xuất khẩu lại gồm có 2 loại là thuế xuất khẩu và thuế VAT.

• Thuế xuất khẩu là thuế được thu đối với hàng hóa thuộc danh mục chịu thuế khi xuất khẩu (đối với hàng hóa không danh mục chịu thuế không phải nộp thuế xuất khẩu). Còn thuế VAT là thuế đối với hàng hóa xuất khẩu là 0%.
• Chi phí vận chuyển thường gồm: Chi phí vận chuyển từ nhà kho hoặc nhà máy ra cảng; phí Local Charge (THC, xếp dỡ, niêm phong chì,…); chi phí liên quan đến việc thông quan; cước vận chuyển quốc tế,… Ngoài ra có chi phí bảo hiểm, chi phí làm C/O, kiểm dịch,… Chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển có mối liên hệ mật thiết. Tùy vào tính chất hàng hóa, mức độ yêu cầu với hàng xuất khẩu mà bạn nên lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp để rút ngắn thời gian vận chuyển cho lô hàng.

Bước 2: Tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Sau khi xác định kỹ loại hàng, chi phí và thời gian xuất khẩu hàng phù hợp thì bạn có thể tiến hành ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, khi ký kết, bạn cần xem xét cẩn thận các điều khoản trong hợp đồng. Theo đó, có những điều khoản bạn cần chú ý như điều khoản về thời gian giao hàng, thanh toán, chứng từ thanh toán, chứng từ vận chuyển, chất lượng và xác nhận chất lượng,…

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể mà bạn có thể chú ý vào nhiều điều khoản khác. Việc kiểm tra kỹ các điều khoản sẽ giúp đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho các bên khi ký kết hợp đồng và giúp quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Bước 3: Người xuất khẩu giao hàng

Dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, người xuất khẩu (người bán) tiến hành giao hàng theo đúng tiến độ cam kết. Theo đó, tùy thuộc vào các điều kiện giao hàng đã được thống nhất và ký kết giữa hai bên mà người xuất khẩu có thể thực hiện một bước hoặc toàn bộ quá trình giao hàng.

Cụ thể, gồm các quy trình như:

• Xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển tại kho hoặc xưởng.
• Vận chuyển, chở hàng từ kho/xưởng ra cảng hoặc sân bay.
• Giao hàng tại kho/ bãi của cảng hoặc sân bay.
• Tiến hành làm thủ tục xuất khẩu cho hàng hóa.
• Vận chuyển hàng quốc tế từ Việt Nam đi nước khác.
• Tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa tại nước ngoài.
• Giao hàng vào kho/bãi tại cảng hoặc sân bay ở nước ngoài.
• Giao hàng/chuyển hàng đến địa chỉ của người nhập khẩu (người mua).

* Lưu ý: Khi giao hàng, bạn cần chú ý dán nhãn hiệu (shipping mark) cho hàng hóa khi vận chuyển.

Bước 4: Yêu cầu thanh toán

Hàng hóa sau khi được xếp lên tàu hoặc máy bay thì người xuất khẩu sẽ thông báo cho người nhập khẩu và yêu cầu thanh toán. Tùy vào quy định được thỏa thuận trong hợp đồng mà người bán có thể đem chứng từ ra ngân hàng yêu cầu thanh toán hoặc họ có thể gửi trực tiếp chứng từ qua đường bưu điện cho người mua.

Bộ chứng từ khi xuất khẩu thông thường gồm có: Hợp đồng thương mại, invoice, packing list (phiếu đóng gói hàng hóa), vận đơn, C/O (giấy chứng nhận xuất khẩu hàng hóa – nếu người mua yêu cầu),… Ngoài ra, tùy vào loại hàng gửi đi cũng như yêu cầu của người nhập khẩu, bạn có thể cần thêm các chứng từ khác như xác định chất lượng, kiểm dịch,… khi thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.

Bước 5: Sau khi thông quan hàng hóa

Hàng hóa sau khi hoàn tất thủ tục thông quan thì chủ hàng cần phải lưu trữ đầy đủ chứng từ hải quan theo quy định. Bởi vì, họ có thể phải làm việc với cơ quan thuế hoặc cơ quan hải quan sau khi thông quan hàng hóa.

Hiện nay, hàng hóa xuất khẩu đang có thuế VAT 0%. Do đó, thuế VAT đầu vào có thể được khấu trừ hoặc hoàn thuế. Bởi vậy, khi xuất khẩu, người xuất khẩu cần chú ý lưu trữ lại chứng từ để việc hoàn thuế diễn ra thuận lợi hơn.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bạn cần nắm chắc

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa cơ bản mà bạn cần nắm được khi có ý định xuất khẩu hàng hóa. Tùy thuộc vào loại hàng gửi đi và tình huống cụ thể mà quy trình này sẽ có sự thay đổi cho phù hợp. Do đó, để đảm bảo hoạt động xuất khẩu diễn ra thuận lợi, bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định xuất khẩu hàng hóa trong các văn bản luật hiện hành do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Bộ chứng từ xuất khẩu gồm có những gì?

Ngoài việc nắm được quy trình xuất khẩu hàng hóa, bạn còn phải “bổ túc” cho mình thông tin về bộ chứng từ xuất khẩu. Bởi, bộ chứng từ xuất khẩu gồm nhiều loại giấy tờ quan trọng giúp việc xuất khẩu lô hàng diễn ra thuận lợi. Về cơ bản, bộ chứng từ xuất khẩu sẽ gồm có những giấy tờ như:

Chứng từ bắt buộc

Đây là những tài liệu, giấy tờ bắt buộc phải có đối với mọi lô hàng khi xuất khẩu. Cụ thể, gồm:

• Sale Contract (Hợp đồng thương mại): Đây là hợp đồng thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan đến việc mua bán hàng hóa. Các nội dung gồm có: Thông tin của người mua và người bán, thông tin về hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán,…
• Invoice: Đây là chứng từ do người xuất khẩu (người bán) phát hành để yêu cầu thanh toán từ người mua cho lô hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Loại chứng từ này có chức năng làm chứng từ thanh toán nên cần thể hiện rõ những nội dung như đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán,…

• Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa): Đây là chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Căn cứ vào đó, mọi người có thể biết được lô hàng có số lượng bao nhiêu, trọng lượng, dung tích như thế nào,…
• Bill of Lading (vận đơn đường biển): Vận đơn là chứng từ giúp xác thực hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải. Vận đơn gốc còn có chức năng sở hữu số hàng được ghi trên Bill đó.
• Customs Declaration (Tờ khai hải quan): Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất khẩu với cơ quan hải quan để đảm bảo hàng đủ điều kiện xuất khẩu đến một quốc gia.

Những loại chứng từ bắt buộc cần có khi xuất khẩu hàng hóa

Chứng từ thường có

Đây là những loại chứng từ có thể có hoặc không tùy vào từng trường hợp cụ thể. Theo đó, căn cứ vào trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại mà bạn sẽ cần chuẩn bị một số loại chứng từ như:

• L/C (Tín dụng thư): Đây là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu. Trong L/C cam kết người nhập khẩu thanh toán tiền cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định khi người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
• Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm): Đây là bộ chứng từ gồm có đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy vào điều kiện giao hàng mà việc mua bảo hiểm hàng hóa sẽ do người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu đảm nhiệm.
• Certificate of Origin – C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc): Đây là chứng từ giúp xác thực nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa giúp chủ hàng biết được lô hàng được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt hay được giảm thuế.
• Phytosanitary Certificate (Chứng thư kiểm dịch): Đây là chứng nhận do cơ quan kiểm dịch động vật hoặc thực vật cấp để xác nhận hàng hóa xuất khẩu đã được kiểm dịch.

Những loại chứng từ thường có khi xuất khẩu hàng hóa

Bài viết trên đây của Thông Tiến Logistics đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về quy trình xuất khẩu hàng hóa. Hy vọng, với chia sẻ này, bạn đã nắm được những bước cơ bản khi xuất khẩu hàng hóa để đảm bảo hoạt động xuất hàng ra nước ngoài diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.

* Lưu ý: Bài viết trên đây chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy thuộc vào tình hình thực tế mà quy trình xuất khẩu của hàng hóa sẽ có sự thay đổi. Do đó, bạn cần chủ động cập nhật thông tin mới nhất để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi.