Chứng từ hải quan cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan

Để có thể thuận lợi làm thủ tục hải quan một cách nhanh chóng, việc bạn cần làm chính là nắm vững các chứng từ hải quan cần thiết. Vậy, cần chuẩn bị những chứng từ hải quan gì khi làm thủ tục hải quan?

Chứng từ hải quan là gì?

Chứng từ hải quan là gì?

Các chứng từ hải quan rất quan trọng, nếu bạn có sự chuẩn bị đúng và chính xác sẽ giúp quá trình làm thủ tục hải quan nhanh gọn và hiệu quả hơn. Chứng từ hải quan là những loại giấy tờ khai báo hải quan, hồ sơ, chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật hải quan. 

Tuỳ vào vai trò của người nộp chứng từ là người bán hay người mua mà đơn vị đó sẽ chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau. Một số giấy tờ cần thiết có thể kể đến như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn…

Các chứng từ hải quan cần chuẩn bị

Nếu bạn đang cần làm thủ tục hải quan để xuất, nhập khẩu hàng hoá mà vẫn chưa biết cần chuẩn bị những chứng từ gì, thì bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ dưới đây:

Hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là văn bản thoả thuận giữa bên mua và bên bán thuộc 2 nước khác nhau, kèm theo thông tin của cả hai bên cùng các điều khoản hợp đồng. Các điều khoản hợp đồng quan trọng có thể kể đến như:

• Mô tả hàng hoá
• Phẩm chất hàng
• Số lượng, trọng lượng của hàng hoá
• Đơn giá hàng kèm theo các điều kiện thương mại
• Thời hạn, địa điểm giao hàng
• Phương thức, thời hạn thanh toán.

Thêm vào đó, trong hợp đồng cần có thêm một số điều khoản để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên như:

Quy cách đóng gói, ghi nhãn hiệu hàng hoá

• Bảo hành hàng hoá
• Khiếu nại
• Bất khả kháng
• Trọng tài
• Một số các điều khoản khác 

Mỗi hợp đồng sẽ có nội dung cụ thể khác nhau và thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế. Tuy vậy, dù có nhiều khác biệt nhưng nhìn chung, các bản hợp đồng ngoại thương vẫn phải nêu ra được một số thông tin quan trọng trên.

Hoá đơn thương mại

Hoá đơn thương mại là chứng từ do bên xuất khẩu hàng hoá phát hành, với mục địc nhằm thu tiền người mua theo lô và các thông tin đã ký trên hợp đồng. Chức năng chính của loại chứng từ này là để thanh toán, bởi vậy bạn cần làm rõ số và ngày hoá đơn, đơn giá, đơn vị bán hàng, chữ ký của cả bên mua và bên bán…

Hoá đơn thương mại là gì?

Loại chứng từ này có thể giúp bên mua được hưởng quyền lợi tối đa. Nếu lô hàng nhập về bị hỏng hóc, gặp trục trặc thì bên mua có thể yêu cầu bên bán phải bảo hành, sửa chữa hoặc đổi trả tuỳ theo thoả thuận của cả 2 bên khi làm hợp đồng.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là chứng từ thể hiện cách đóng gói các lô hàng. Theo đó, bên cung cấp cần ghi rõ loại hàng hoá được đóng gói thế nào, trọng lượng bao nhiêu, bao nhiêu kiện… Điều đó có nghĩa là, khi nhìn vào phiếu đóng hàng, bạn hiểu được lô hàng đã được đóng gói thế nào. Việc này sẽ giúp bên mua tính toán được”

• Cần phương tiện gì và bao nhiêu chỗ để xếp dỡ
• Có thể sử dụng công nhân để xếp dỡ hay phải dùng đến các xe chuyên dụng như xe nâng, xe cẩu
• Sử dụng phương tiện gì để vận chuyển hàng hoá, kích thước bao nhiêu…

Thêm vào đó, với nhiều người chưa quen đọc chứng từ rất dễ bị nhầm lẫn giữa hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói. Trong một số trường hợp, hai loại chứng từ này khá giống nhau và có nhiều thông tin trùng nhau. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng chúng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng. 

Theo đó, hoá đơn thương mại thì các chứng từ sẽ thiên về thanh toán, còn phiếu đóng gói thì cần thể hiện hàng hoá được đóng gói thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích thế nào.

Vận tải đơn

Loại chứng từ này đại diện cho sự sở hữu hàng hoá. Vận tải đơn được người vận chuyển hàng hoá cấp cho bên gửi hàng, sau đó chuyển về cho người nhận hàng. Tuỳ hình thức thanh toán mà bạn cần phải nộp bản sao hoặc bản gốc. Chẳng hạn như đối với hình thức thanh toán L/C thì chỉ cần bản sao, còn với TT hay DP thì phải nộp bản gốc.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan với mục đích để hàng đủ điều kiện xuất khẩu đi hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.  Trước đây, người khai thường phải viết tay theo mẫu in sẵn nhưng hiện tại, hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử bằng phần mềm.

Các loại giấy tờ khác

Một số chứng từ hải quan khác có thể có hoặc không có tuỳ vào nhiều trường hợp khác nhau. Có thể kể đến như:

• Hoá đơn chiếu lệ: Là chứng từ xác nhận lô hàng và số tiến bên mua cần thanh toán
• Tín dụng thư: Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của bên mua, trong đó cam kết trả tiền cho bên bán trong thời gian nhất định, nếu bên bán xuất trình được toàn bộ giấy tờ hợp lệ.
• Chứng từ bảo hiểm gồm đơn bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm. Tuỳ vào điều kiện giao hàng mà việc mua bảo hiểm sẽ do bên bán hoặc bên mua đảm nhiệm.
• Giấy chứng nhận xuất xứ: Là chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá được sản xuất tại vùng, lãnh thổ, quốc gia nào. Điều này cực kỳ quan trọng với chủ hàng bởi họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt hay được giảm thuế.
• Ngoài ra còn một số các chứng từ khác như giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận vệ sinh…

Quy trình làm thủ tục hải quan bạn cần biết

Để có thể làm chứng từ và thủ tục hải quan, bạn có thể thực hiện theo quy trình 7 bước dưới đây:

Quy trình làm thủ tục hải quan bạn cần biết

Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc nhập khẩu thì bạn cần phải chuẩn bị trước các chứng từ hải quan như đã đưa ra tại nội dung bên trên. Theo đó, bạn cần in các mẫu đơn, điền đầy đủ thông tin và kiểm tra kỹ phông chữ, hình thức văn bản… để văn bản có giá trị với pháp luật.

Nếu không nộp trực tiếp, bạn có thể gửi các chứng từ, hồ sơ cần thiết đến nơi nhận bằng hình thức trực tuyến. Để có thể gửi trực tuyến, đơn vụ của bạn cần phải đăng ký và mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp chữ ký số. Bên cạnh đó, để không phải làm các thủ tục rườm rà khi mua chữ ký số, bạn có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói từ các công ty.

Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Ở bước này, bạn cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS để có thể dễ dàng hơn trong việc làm thủ tục hải quan. Bạn có thể cài đặt phần mềm tại các công ty nổi tiếng của Việt Nam như công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn….

Phần mềm khai báo hải quan thông dụng hiện nay

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu hàng hoá của bạn không cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn có thể bỏ qua bước này. Còn trong trường hợp phải kiểm tra, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định. Một số loại kiểm tra thường gặp như kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hoá, kiểm dịch động, thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm….

Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi giấy báo hàng đến của bên vận chuyển được gửi đến, bạn có thể làm tờ khai bằng cách sử dụng phần mềm hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai. Sau khi gửi, tờ khai của bạn sẽ được hệ thống tự động phân thành 3 luồng:

• Luồng xanh: Hệ thống đã thông quan, bạn chỉ cần nộp thuế và đến hải quan giám sát để làm nốt thủ tục hải quan
• Luồng vàng: Bên hải quan sẽ kiểm tra bằng bộ hồ sơ giấy
• Luồng đỏ: Bên hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế. Sau khi có kết quả, bạn in tờ khai ra và tiếp tục chuyển qua bước tiếp theo.

Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là loại chứng từ mà công ty vận chuyển cung cấp để lưu giữ hàng hoá và giao hàng cho bên nhận. Loại chứng từ này cực kỳ quan trọng bởi nó dùng để làm thủ tục ở cảng khi kiểm hàng, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Khi chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, bạn cần chú ý xem tờ khai của bạn đang thuộc luồng nào

• Tờ khai luồng xanh: Với luồng xanh, bạn chỉ cần in tờ khai trên phần mềm đem đến hải quan quan giám sát và làm nốt thủ tục. Để phòng trước, bạn nên mang theo đầy đủ chứng từ đầy đủ như yêu cầu của tờ khai luồng vàng bởi rất có thể hải quan sẽ hỏi thêm.
• Tờ khai luồng vàng: Trong trường hợp bị trả kết quả luồng vàng, bạn cần chuẩn bị các chứng từ như giấy giới thiệu của công ty, tờ khai hải quan… là những loại chứng từ hải quan đã nêu ở trên. 
• Tờ khai luồng đỏ: Bạn chuẩn bị các loại chứng từ như ở luồng vàng, sau đó hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá. Lúc này, bạn cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hàng hoá, giấy giới thiệu, lệnh giao hàng (còn hạn). Sau khi chuẩn bị đầy đủ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục hải quan tại cảng.

Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Tuỳ thuộc vào tờ khai luồng gì mà bên Hải quan sẽ trả về kết quả làm thủ tục:

Với tờ khai luồng xanh, bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu và VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát để hoàn thành thủ tục. Đồng thời chuẩn bị bản photo các chứng từ hải quan để phòng khi hải quan hỏ,

Tờ khai luồng vàng, hải quan kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ có vấn đề mà hải quan chưa rõ, bạn cần giải thích để họ hiểu. Nếu như không hợp ký, bên hải quan sẽ yêu cầu bạn chỉnh sửa lại tờ khai hải quan sao cho phù hợp. Khi đó, bạn cần sửa lại trên phần mềm. Nếu hợp lý, bên hải quan sẽ cho thông quan, nhưng nếu chứng từ bạn cung cấp có vấn đề thì bạn sẽ có thể phải làm kiểm hoá hàng hoá.

Bước này khá lằng nhằng và nhiều thủ tục phức tạp, làm tốn khá nhiều thời gian và công sức của bạn. Chính vì vậy, bạn có thể tìm đến các đơn vị cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan để được hỗ trợ.

Trên đây là một số chứng từ hải quan bạn cần có khi làm thủ tục hải quan. Nếu trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan gặp khó khăn, tốt nhất bạn nên sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan của các công ty Logistics như Thông Tiến Logistics để hiệu quả mang lại cao nhất có thể.