Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi nào cần kèm theo lúc vận chuyển?

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa là loại giấy tờ cần kèm theo mỗi chuyến hàng khi vận chuyển. Không những giúp chứng thực nguồn gốc của lô hàng, giấy tờ này còn là căn cứ để chứng minh chất lượng của sản phẩm. Tuy nhiên, không phải đơn hàng nào khi gửi vận chuyển cũng phải kèm theo giấy tờ này. Thông thường, những đơn hàng giao nhận số lượng lớn, hàng hóa cần chuyển đi xa hoặc xuất nhập khẩu sẽ cần đến giấy tờ chứng minh nguồn gốc khi vận chuyển.

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa là gì?

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa hay còn được gọi với tên khác là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O). Đây là văn bản do cơ quan, tổ chức thuộc nước, nhóm nước hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa đó.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp với mục đích chứng minh hàng hóa xuất khẩu có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của cả hai nước.

Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Đặc điểm của giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Giấy chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa có một số đặc điểm chính như sau:

– Thứ nhất, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp với mục đích xác thực về nguồn gốc của hàng hóa

Đây là đặc điểm nổi bật nhất khi nước xuất khẩu cấp C/O cho hàng hóa xuất đi. Dựa vào giấy chứng nhận được cấp, người nhập khẩu và cơ quan có thẩm quyền có thể biết được hàng hóa đó có nguồn gốc xuất xứ như thế nào? Có phải hàng giả, hàng nhái hay hàng kém chất lượng không? Căn cứ vào đó, mọi người có thể hạn chế hiệu quả các rủi ro khi nhập khẩu hàng hóa như không rõ nguồn gốc xuất xứ, hàng giả,…

– Thứ hai, C/O chỉ được cấp cho hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng

Đúng với tên gọi của giấy chứng nhận, C/O chỉ được cấp cho các mặt hàng có xuất xứ rõ ràng. Theo đó, chỉ những hàng hóa chứng minh được nguồn gốc và đảm bảo có xuất xứ rõ ràng thì mới được cấp C/O theo quy định.

Cụ thể, C/O được cấp cho hàng hóa tham gia vào quá trình lưu thông quốc tế và đã được xác định xuất khẩu tới nước nhập khẩu. Hoặc hàng hóa đã có thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, quy cách đóng gói, số lượng, trị giá, nơi xếp – dỡ hàng, phương tiện vận tải.

Đặc điểm của giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa

Khi nào cần kèm theo giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa gửi chuyển phát?

Nếu bạn đang thắc mắc không biết khi nào giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa cần gửi kèm khi chuyển phát thì đa phần sẽ phải có trong các trường hợp sau:

• Đơn hàng giao nhận số lượng lớn: Đối với các đơn hàng nhỏ là hàng hóa thông thường, đa phần bạn chỉ cần thực hiện khai báo hàng hóa theo hướng dẫn của đơn vị vận chuyển là có thể đủ điều kiện giao nhận. Tuy nhiên, với những đơn hàng số lượng lớn, một số đơn vị có thể yêu cầu bạn phải gửi kèm giấy chứng minh nguồn gốc xuất xứ của lô hàng khi vận chuyển. Điều này là cần thiết để chứng thực hàng hóa gửi đi có nguồn gốc rõ ràng và không phải hàng lậu.
• Đơn hàng gửi đi xa: Với các đơn hàng giao nhận liên tỉnh, Bắc – Nam, đôi khi bạn sẽ phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc. Bởi vì, đây là một trong những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước nên có. Tuy nhiên, việc đơn hàng nào cần giấy tờ này sẽ căn cứ vào loại hàng gửi đi. Để biết chính xác hàng hóa gửi đi có cần đến giấy tờ hay không, bạn có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển.
• Đơn hàng gửi quốc tế: Với hàng hóa giao nhận quốc tế, giấy tờ chứng minh nguồn gốc là chứng từ quan trọng giúp hoàn tất thủ tục hải quan. Do đó, để biết được đơn hàng của mình phải chuẩn bị giấy tờ này hay không, bạn cũng nên liên hệ với bên vận chuyển để được hỗ trợ.
• Đơn hàng xuất nhập khẩu: Nếu bạn cần xuất khẩu hoặc nhập khẩu một đơn hàng thì bạn bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa để xác thực xuất xứ.

Những trường hợp nên kèm theo giấy chứng minh nguồn gốc khi vận chuyển

Tác dụng của C/O khi vận chuyển hàng hóa

Bất cứ ai khi gửi vận chuyển một đơn hàng đều mong muốn hàng hóa của minh được xử lý nhanh và giao nhận đúng thời gian toàn trình cam kết. Thế nhưng, một số đơn hàng khi vận chuyển phải thực hiện khá nhiều thủ tục phức tạp. Không những phải kê khai chi tiết mà còn phải chuẩn bị kèm các loại C/O giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi vận chuyển.

Việc người gửi phải thực hiện các bước này khiến họ cảm thấy khó chịu và cho rằng đơn vị vận chuyển làm khó họ. Bởi, mỗi bước thực hiện đều tiêu tốn của người gửi một khoảng thời gian nhất định. Do đó, họ luôn mong muốn giản lược các thủ tục, giấy tờ để đơn hàng được giao nhận nhanh hơn.

Tuy nhiên, theo quy định, hàng hóa khi vận chuyển, nhất là giao nhận đi xa, giao nhận quốc tế,… phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết. Giấy tờ chứng minh nguồn gốc chuẩn bị kèm mỗi đơn hàng có tác dụng:

• Là căn cứ trình cơ quan chức năng: Trong trường hợp, hàng hóa của bạn được yêu cầu kiểm tra, bạn bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc để trình cơ quan chức năng. Thông qua giấy tờ này, lực lượng kiểm tra sẽ biết được hàng hóa gửi đi là gì? Có nguồn gốc rõ ràng hay không? Nếu bạn không có loại giấy tờ này đi kèm thì hàng hóa có thể bị giữ lại và xử phạt chủ hàng theo quy định.
• Là cơ sở để hoàn tất thủ tục khai báo hải quan: Đối với các đơn hàng giao nhận quốc tế, để có thể thông quan và đủ điều kiện vận chuyển, hàng hóa đó bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc. Những giấy tờ này sẽ được nhân viên hải quan kiểm tra khi hàng hóa đi qua cửa khẩu. Nếu lô hàng không có đủ giấy tờ thì hàng hóa sẽ bị giữ lại kiểm tra theo quy định.
• Là cơ sở chứng minh nguồn gốc, chất lượng hàng hóa: Căn cứ vào giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, mọi người sẽ biết được chất lượng của lô hàng khi giao đến địa chỉ nhận có giống với ban đầu hay không? Nếu phát hiện hàng hóa bị đánh tráo hoặc bị hư hỏng khi vận chuyển thì người gửi và vận chuyển sẽ có trách nhiệm với đơn hàng như thế nào?

Tác dụng của giấy chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa

Như vậy, có thể thấy giấy tờ chứng minh nguồn gốc là loại giấy tờ vô cùng quan trọng và cần thiết với hàng hóa khi vận chuyển. Do đó, để đảm bảo hàng hóa được giao nhận nhanh chóng và an toàn nhất, bạn nhất định phải chuẩn bị giấy tờ cho lô hàng khi vận chuyển.

Vận chuyển hàng hóa cần sử dụng những loại giấy tờ nào?

Với nhiều người, nhất là những người ít khi gửi giao nhận hàng hóa, đa phần họ đều không biết vận chuyển một đơn hàng cần đến những loại giấy tờ nào? Vì đôi khi, họ cho rằng, hàng hóa gửi đi không phải hàng cấm nên không cần gửi kèm giấy tờ, chứng từ cần thiết.

Tuy nhiên, trên thực tế, trước khi vận chuyển một đơn hàng, các bên giao nhận đều thông tin chi tiết về giấy tờ cần thiết để bạn chủ động chuẩn bị. Tùy thuộc vào chính sách cũng như yêu cầu vận chuyển mà đơn vị đó sẽ yêu cầu bạn cung cấp những loại giấy tờ cụ thể đi kèm hàng hóa.

Thông thường, để một đơn hàng đủ điều kiện vận chuyển, các bên vận chuyển sẽ yêu cầu một số thông tin và giấy tờ liên quan đến hàng hóa như:

•  Trên đơn hàng phải khai báo đầy đủ họ tên, số điện thoại, địa chỉ của người gửi và người nhận. Thông tin này được thể hiện bằng tem, nhãn dán trên đơn hàng.
• Đối với các đơn hàng cần chuyển phát quốc tế, thông tin của người nhận phải có thêm đất nước đến, mã bưu điện. Một số đơn vị có thể yêu cầu giấy tờ này được dịch sang tiếng của nước bạn muốn gửi hàng đến.
• Hóa đơn, chứng từ kèm theo đơn hàng có ghi ngày lập hóa đơn cụ thể.
• Bảng khai báo thông tin hàng hóa gồm có số lượng hàng, khối lượng, chiều rộng, chiều cao, chiều dài,… Thông tin về hàng hóa cần được khai báo chi tiết, chính xác để đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho bạn.
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa để xác thực xuất xứ. Giấy tờ này phải được công chứng bởi cơ quan có thẩm quyền thì mới được tính là hợp lệ.
• Nếu loại hàng bạn gửi đi là hàng hóa đặc biệt như hàng dễ vỡ, hàng chất lỏng hoặc hóa chất nguy hiểm,… bạn cần phải chuẩn bị thêm giấy thông tin chi tiết của sản phẩm. Giấy tờ này không cần được công chứng.
• Số lượng hàng hóa, giá trị đơn vị và tổng giá trị của mỗi món hàng. Đối với hàng mẫu và hàng hóa không có giá trị thương mại, giá trị danh nghĩa hoặc giá trị đúng trên thị trường phải được công bố trong danh mục hải quan.
• Số lượng các gói hàng.
• Chữ ký của người gửi và ngày cụ thể.

Một số loại giấy tờ cần có khi vận chuyển

Chỉ cần bạn khai báo đầy đủ những thông tin này và gửi kèm các loại giấy tờ cần thiết thì đơn hàng đó sẽ đủ điều kiện vận chuyển. Trong trường hợp, bạn không chuẩn bị đủ những “thứ trên” thì rất khó để đơn vị vận chuyển đồng ý giao nhận đơn hàng cho bạn.

Để biết rõ khi nào nên chuẩn bị giấy chứng minh nguồn gốc hàng hóa cho đơn hàng, bạn có thể liên hệ với Thông Tiến Logistics. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và giải đáp chi tiết nhất cho bạn.

Bài viết trên đây của Thông Tiến Logistics đã giúp bạn giải đáp câu hỏi gửi chuyển phát khi nào cần kèm theo giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Với chia sẻ này hy vọng bạn đã có thêm thông tin để biết được khi nào nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cho hàng hóa gửi vận chuyển.