4 thông tin quan trọng về dịch vụ chuyển hoàn, bạn nhất định không được bỏ lỡ

Gửi giao nhận một đơn hàng, tất cả mọi người đều mong muốn hàng có thể đến địa chỉ nhận chỉ trong một lần vận chuyển. Tuy nhiên, vì nhiều lý do nào đó mà đơn hàng không được giao nhận thành công và bị hoàn về. Vì vậy, các bên vận chuyển bắt buộc phải sử dụng dịch vụ chuyển hoàn để xử lý. Tùy thuộc vào tình trạng thực tế của đơn hàng mà công ty giao nhận sẽ áp dụng dịch vụ này sao cho phù hợp.

Dịch vụ chuyển hoàn là gì?

Dịch vụ chuyển hoàn là dịch vụ nằm trong gói dịch vụ gia tăng được nhiều công ty vận chuyển cung cấp. Thông thường, các bên vận chuyển sẽ sử dụng dịch vụ này để xử lý các tình huống khi hàng hóa bị hoàn về và không giao nhận thành công.

Theo đó, căn cứ vào chính sách cụ thể của mỗi đơn vị vận chuyển mà họ sẽ quy định cụ thể số lần một đơn hàng được giao nhận lại. Đa phần các bên sẽ đồng ý giao lại hàng từ 2 – 3 lần. Nếu giao hết số lần trong quy định mà đơn hàng không hoàn thành quá trình vận chuyển hoặc người nhận từ chối nhận thì hàng hóa sẽ được hoàn về bưu cục.

Đối với trường hợp này, nếu người gửi hoặc người nhận không có thêm các yêu cầu lưu kho hay phát lại thì bưu phẩm sẽ được chuyển về văn phòng công ty và xử lý theo quy định. Thông thường, đơn vị vận chuyển sẽ liên hệ lại với người gửi, nếu họ lựa chọn dịch vụ chuyển hoàn thì hàng hóa sẽ được thực hiện hoạt động hoàn hàng theo đúng quy định.

Khái niệm chi tiết nhất về dịch vụ chuyển hoàn

Vì sao hàng hóa bị chuyển hoàn cho người gửi?

Đơn hàng bị chuyển hoàn cho người gửi không còn là tình huống quá xa lạ khi vận chuyển. Tình trạng này có thể bắt nguồn từ nguyên nhân khách quan nhưng cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân chủ quan. Một số nguyên nhân cụ thể có thể kể đến như:

• Người nhận từ chối nhận hàng: Thông thường, người nhận thường từ chối nhận hàng khi sản phẩm giao đến không đúng với hàng hóa đặt mua. Bởi, một số người bán do bất cẩn không kiểm tra lại nên dễ gửi nhầm hàng cho người nhận. Do đó, sau khi kiểm tra, người nhận từ chối lấy hàng và yêu cầu chuyển lại cho người gửi.
• Sai thông tin về người nhận trên gói hàng: Một số đơn hàng do người gửi ghi sai thông tin người nhận như họ tên, số điện thoại, địa chỉ,… nên đơn vị vận chuyển không thể giao hàng đến đúng người nhận.
• Không liên hệ được với người nhận: Hàng hóa dù đã được nhân viên vận chuyển giao đến đúng địa chỉ, đúng thời gian, nhưng khi liên hệ với người nhận họ lại không nghe máy. Thậm chí, sau nhiều lần giao lại vẫn không liên hệ được với người nhận. Với trường hợp này, đơn hàng sẽ hoàn lại bưu cục theo đúng quy định.

Những nguyên nhân chính khiến đơn hàng vận chuyển bị chuyển hoàn khi giao nhận

Đối với những trường hợp hàng bị hoàn về do những lý do trên, tùy theo số lần phát không thành công mà hệ thống quản lý đơn hàng của công ty vận tải sẽ tự động cập nhật trạng thái cho đơn hàng. Căn cứ vào trạng thái đó, nhân viên phụ trách sẽ liên hệ với người gửi để xử lý. Nếu như người gửi muốn sử dụng dịch vụ chuyển hoàn thì hàng hóa, bưu phẩm sẽ chuyển lại cho người gửi theo yêu cầu.

Dịch vụ chuyển hoàn xử lý đơn hàng như thế nào?

Trong trường hợp hàng hóa bị hoàn về bưu cục và người gửi có sử dụng dịch vụ chuyển hoàn của đơn vị giao nhận thì hàng hóa/ bưu phẩm sẽ được chuyển lại cho người gửi theo yêu cầu. Căn cứ vào yêu cầu từ người gửi, đơn vị vận chuyển mà đơn hàng chuyển hoàn sẽ được xử lý tại văn phòng công ty hoặc được chuyển thẳng về địa chỉ của người gửi.

Đơn hàng bị hoàn được chuyển về địa chỉ ban đầu cho người gửi, người gửi phải thanh toán phí vận chuyển cho đơn hàng và phí chuyển hoàn đã được thống nhất trước đó. Mức phí cụ thể sẽ được đơn vị giao nhận thông tin chi tiết cho khách hàng dựa trên chính sách vận chuyển của công ty.

Hạn chế đơn hàng bị chuyển hoàn bằng cách nào?

Đơn hàng bị hoàn về và phải sử dụng dịch vụ chuyển hoàn là điều không ai mong muốn khi giao nhận. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân mà tình huống này vẫn xảy ra khiến hoạt động vận chuyển bị gián đoạn và ảnh hưởng trực tiếp đến người nhận. Vì vậy, nếu bạn muốn hạn chế sự cố này khi vận chuyển thì có thể áp dụng một số cách sau:

• Kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi đóng gói: Để hạn chế tình trạng hàng gửi đi không đúng với hàng đặt mua của khách, người gửi nên chú ý kiểm tra lại sản phẩm trước khi đóng gói và gửi cho đơn vị giao nhận.
• Kiểm tra kỹ thông tin, địa chỉ người nhận: Sai sót về thông tin người nhận là điều thường gặp khi vận chuyển do người gửi không kiểm tra kỹ khi ghi chú. Vì vậy, để hạn chế điều này khiến đơn hàng bị hoàn về, người gửi cần chú ý khai chính xác và đầy đủ thông tin người nhận. Đồng thời nên kiểm tra lại trước khi gửi cho đơn vị vận chuyển.
• Chủ động thông báo cho người nhận: Trước khi đơn hàng được chuyển đến nơi, người gửi nên chủ động báo cho người nhận để họ chú ý điện thoại khi shipper giao hàng đến. Việc thông báo trước sẽ giúp người nhận sắp xếp công việc và chú ý hơn để đảm bảo nhận hàng ngay khi shipper giao đến.

3 lưu ý đơn giản giúp bạn hạn chế tình trạng hàng hóa bị chuyển hoàn

Hy vọng, với 4 thông tin quan trọng về dịch vụ chuyển hoàn được Thông Tiến Logistics chia sẻ trên đây, bạn đã “bỏ túi” cho mình nhiều kiến thức hữu ích. Áp dụng khoa học những thông tin này để hạn chế tối đa sự cố hoàn hàng ngoài ý muốn bạn nhé!