Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu – Thông tin chi tiết từ A-Z

Xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động không thể thiếu của nền kinh tế mỗi quốc gia. Hoạt động này vừa giúp hàng hóa trong nước đến được với thị trường bên ngoài, đồng thời giúp hàng hóa bên ngoài du nhập được vào thị trường trong nước. Tuy nhiên, để hoạt động này diễn ra thuận lợi thì các cá nhân, doanh nghiệp khi thực hiện xuất nhập khẩu bắt buộc phải làm thủ tục hải quan. Vậy cụ thể thủ tục hải quan là gì? Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết từ A – Z cho bạn.

Thủ tục hải quan là gì? Thực trạng của hoạt động này tại Việt Nam như thế nào?

Thủ tục hải quan có tên gọi tiếng Anh là Customs Procedures. Đây là một trong những thủ tục cần thiết để hàng hóa, các phương tiện vận tải được nhập khẩu vào một nước hoặc xuất khẩu khỏi biên giới của quốc gia đó.

Bạn có thể hiểu “thủ tục hải quan” đơn giản như sau:

• Một công ty muốn nhập khẩu 1 lô hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam thì để đưa hàng hóa đó từ bên ngoài vào biên giới Việt Nam công ty đó phải làm các thủ tục hải quan khi nhập khẩu. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu thì chuyến hàng mới được phép nhập cảng và được sử dụng, phân phối tại thị trường trong nước.
• Ngược lại, nếu một công ty tại Việt Nam muốn xuất khẩu 1 lô hàng hóa sang Trung Quốc, khi đưa hàng hóa ra khỏi biên giới Việt Nam cũng phải làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu trước khi đưa ra ngoài biên giới. Tương tự hoạt động nhập khẩu, thủ tục khai báo hải quan xuất khẩu hợp lệ thì chuyến hàng đó sẽ được xuất khỏi biên giới Việt Nam qua cửa khẩu.

Việc thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu vừa giúp doanh nghiệp có đủ cơ sở để xuất hàng và nhập hàng, đồng thời vừa giúp cơ quan hải quan có cơ sở tính thuế, thu thuế và quản lý hàng hóa trong nước.

Hiện nay, tại Việt Nam, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh. Mỗi ngày, tại các cảng xuất nhập khẩu, cửa khẩu có hàng trăm chuyến hàng đợi thông quan để xuất khẩu, nhập khẩu. Do đó, để giúp hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn, cục hải quan cung cấp phần mềm khai báo hải quan VNACCS để giúp việc khai báo thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Vì vậy, tình trạng tắc biên, hàng hóa đợi thông quan đã giảm đi rất nhiều. Nhờ đó, hoạt động xuất nhập khẩu nhanh chóng và đạt hiệu quả tốt hơn trong bối cảnh nền kinh tế đối ngoại đang phát triển mạnh mẽ.

Đại lý làm thủ tục hải quan là gì?

Ngoài câu hỏi thủ tục hải quan là gì? Thì câu hỏi đại lý làm thủ tục hải quan là gì cũng được rất nhiều người quan tâm. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 thông tư 12/2015/TT-BTC quy định: Đại lý làm thủ tục hải quan phải là những doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện tại Khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan năm 2014.

Các đại lý thủ tục hải quan sẽ thay mặt cho người có hàng hóa xuất nhập khẩu để thực hiện việc khai báo hải quan, nộp và xuất trình đầy đủ hồ sơ có liên quan đến lô hàng theo đúng quy định. Tiếp đó, đại lý phải thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục khai báo hải quan theo hợp đồng đã ký kết với chủ hàng và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền.

Nói một cách dễ hiểu nhất thì các đại lý làm thủ tục hải quan là những công ty chuyên cung cấp dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý. Các công ty này sẽ đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, tiến hành ký tên, đóng dấu vào mục người khai hải quan hoặc họ có thể sử dụng chữ ký số của họ để truyền tờ khai. Đại lý hoạt động dựa trên sự ủy quyền của chủ hàng với lô hàng và tiến hành hoạt động khai báo hải quan theo đúng quy định.

Quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu như thế nào?

Khi tiến hành nhập khẩu hay xuất khẩu hàng hóa, các chủ hàng đều phải khai báo hải quan theo quy định. Tuy nhiên hoạt động khai báo xuất khẩu và nhập khẩu có sự khác nhau. Cụ thể như:

Thủ tục hải quan xuất khẩu

Thông thường khi thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu hàng hóa, bạn sẽ phải thực hiện những bước sau:

Bước 1: Kiểm tra chính sách về hàng hóa và về thuế

Trước khi xuất khẩu hàng hóa ra bên ngoài, bạn nên kiểm tra kỹ chính sách về hàng hóa và chính sách về thuế để chắc chắn mặt hàng xuất khẩu không nằm danh sách cấm. Đối với những sản phẩm nằm trong danh sách hạn chế phải xuất theo hạn ngạch hay giấy phép thì bắt buộc bạn phải làm thủ tục để xin giấy phép thì mới đủ điều kiện xuất khẩu.

Ngoài ra, khi tìm hiểu về hàng hóa, bạn cũng nên kiểm tra xem hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục chịu thuế hay không. Để kiểm tra những thông tin đó, bạn có thể lên website của Tổng cục hải quan để tìm hiểu.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ có liên quan đến lô hàng

Trước khi tiến hành khai báo hải quan, bạn cần chuẩn những chứng từ liên quan như: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), thỏa thuận lưu khoang (Booking Note).

Với những loại hàng hóa thông thường thì chứng từ cần chuẩn bị khá đơn giản. Nhưng đối với những loại hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành như gỗ, sản phẩm làm từ gỗ thì phải chuẩn bị thêm những giấy tờ xác nhận khác theo quy định.

Bước 3: Tiến hành khai báo trên tờ khai hải quan

Dựa trên những thông tin của bộ chứng từ đã chuẩn bị, bạn lên phần mềm khai báo thủ tục hải quan điện tử để nhập thông tin lên tờ khai. Nếu như bạn đã tiến hành khai báo nhiều lần thì việc này khá đơn giản. Nhưng nếu là doanh nghiệp mới lần đầu khai báo hải quan thì cần chuẩn bị thêm:

• Mua chữ ký số
• Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan
• Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử

Sau khi cài đặt thành công, bạn tiến hành khai báo thông tin về lô hàng trên đó, truyền tờ khai đi và tin tờ khai ra để tiến hành thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 4: Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa tại Chi cục Hải quan

Dựa trên tờ khai bạn đã điền thông tin mà tờ khai đó sẽ được phân luồng. Tùy thuộc vào từng luồng mà lô hàng của bạn sẽ được xuất đi nhanh hay chậm. Hiện tại, có 3 luồng chính gồm:

• Luồng xanh: Đây là trường hợp hàng được thông quan luôn trên phần mềm, vừa tiết kiệm được thời gian làm thủ tục, vừa giúp lô hàng được xuất đi nhanh hơn.
• Luồng vàng: Ở luồng này, hồ sơ chi tiết của lô hàng sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra thực tế nhưng không phải kiểm tra hàng thực tế. Sau khi hồ sơ được duyệt thì lô hàng mới hoàn thành thủ tục ở bước 4.
• Luồng đỏ: Đây là luồng tốn nhiều thời gian và công sức của cả hai bên nhất. Ở luồng này, hồ sơ chi tiết và lô hàng sẽ được kiểm tra thực tế. Sau quá trình kiểm tra nếu không phát sinh các vấn đề khác thì cơ quan hải quan sẽ duyệt hồ sơ và hoàn tất bước 4.

Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi hoàn tất 4 bước trên và tờ khai đã được thông quan, bạn chỉ cần nộp lại tờ khai và mã vạch để làm thủ tục xác thực với hải quan giám sát. Như vậy là hàng đã đủ điều kiện để xuất đi.

Thủ tục hải quan nhập khẩu

Đối với thủ tục hải quan hàng nhập khẩu, bạn sẽ tiến hành thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Trước khi nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam, bạn cần xác định xem loại hàng hóa đó nằm trong danh mục sản phẩm nào tại Việt Nam, hàng hóa đó có phải hàng cấm hay không? Thông thường sẽ có những loại hàng như: Hàng thông thường (được phép nhập khẩu), hàng bị cấm, hàng bắt buộc phải xin phép nhập khẩu, hàng cần công bố đủ tiêu chuẩn, hàng cần kiểm tra chuyên ngành.

Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

Đây là bản hợp đồng ký kết giao dịch giữa bên bán và bên mua. Trong bản hợp đồng cần có đủ các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá cả,… Ngoài ra, hợp đồng cũng quy định thêm một số điều kiện khác có liên quan đến giấy tờ và hình thức thanh toán.

Bản hợp đồng là giấy tờ rất quan trọng khi bạn tiến hành khai báo thủ tục nhập hải quan nhập khẩu.

Bước 3: Kiểm tra chứng từ, giấy tờ có liên quan đến hàng hóa

Để có thể khai báo hải quan nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ như: Hợp đồng ngoại thương, Bộ vận tải đơn (Bill of Lading) gồm 3 bản chính, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) gồm 3 bản chính, Bản kê hàng hóa (Packing List) gồm 3 bản chính, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin),…

Thông thường những giấy tờ này sẽ do bên bán gửi cho bên mua. Để gửi qua sẽ mất khá nhiều thời gian. Do đó, bạn nên kiểm tra kỹ những thông tin về chứng từ để tránh mất nhiều thời gian làm thủ tục.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Trong trường hợp bạn nhập khẩu những loại hàng cần kiểm tra chuyên ngành thì bạn phải tiến hành các thủ tục theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 5: Khai vào tờ truyền hải quan

Sau khi hãng vận chuyển báo hàng đã đến, bạn cần tiến hành khai báo với hải quan. Để khai báo được bản phải có chữ ký số và khai báo trực tiếp qua phần mềm của Tổng cục Hải quan. Tờ khai phải điền đầy đủ thông tin đúng yêu cầu. Nếu khai báo hợp lệ sẽ được chuyển qua bước tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Đây là một loại chứng từ được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty vận chuyển lưu hàng ở cảng hoặc kho giao hàng. Để có được lệnh này, bạn chỉ cần đến hãng vận chuyển và chuẩn bị một số loại giấy tờ gồm: 1 bản sao chứng minh thư, 1 bản sao vận đơn kèm 1 bản vận đơn gốc đã đóng dấu và tiền phí.

Nếu hàng nguyên Container thì bạn sẽ phải kiểm tra xem còn thời gian lưu kho ở cảng hay không rồi gia hạn thêm.

Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ Hải Quan

Sau khi bạn truyền tờ khai hải quan đi, tờ khai sẽ được phân luồng tương tự như xuất khẩu gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.

Đối với tờ khai luồng vàng và luồng đỏ, bạn sẽ phải chuẩn bị giấy tờ, thủ tục theo quy định để hải quan kiểm tra hàng hóa. Nếu mọi thứ đúng như bạn kê khai thì hàng sẽ được cấp phép.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập hàng

Sau khi hoàn thành đóng tất cả các loại thuế theo quy định, hàng hóa của bạn sẽ được hoàn tất thủ tục nhập hàng.

Bước 9: Tiến hành thủ tục đổi lệnh và nhập hàng hóa về kho

Sau khi chuẩn bị phương tiện chuyển hàng, kho bãi, bạn hãy mang lệnh giao hàng D/O đã có cùng với giấy giới thiệu của chủ hàng, phiếu cược vỏ hãng tàu, mã vạch tờ khai hải quan đã được ký và đóng dấu đến. Sau đó, bên hải quan sẽ kiểm tra, lên đơn thanh toán phí nếu có. Hoàn tất các thủ tục bạn sẽ được chuyển hàng về.

Những lồi thường gặp  khi khai báo hải quan bạn cần biết

Thông thường khi tiến hành làm các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, mọi người thường dễ gặp phải lỗi, nhất là những người lần đầu thực hiện. Để hạn chế tối đa những sai sót không đáng có khi tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu, bạn cần lưu ý tránh một số lỗi thường gặp như:

• Trong quá trình khai tờ khai hải quan trên phần mềm VNACCS, nhiều người thường khai sai các tiêu chí. Khi tiến hành bước này bạn nên chú ý đọc kỹ từng tiêu chí để điền cho chính xác.
• Áp sai mã số hàng hóa (HS code): Đối với những người lần đầu thực hiện do chưa hiểu rõ nguyên tắc áp mã số theo quy định nên rất dễ gặp phải lỗi này.
• Chứng từ gặp phải lỗi như thông tin không khớp, lỗi về hàng hóa, lỗi trên C/O ,…
• Khi lấy hàng, vận chuyển hàng về có thể hàng hóa bị thất lạc hoặc mất,…

Để tránh được những sai sót này khi làm các thủ tục hải quan cũng như giúp việc thông quan nhanh chóng hơn, bạn nên tìm đến một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan cho mình.

Thông Tiến Logistics – Cung cấp dịch vụ khai báo hải quan nhanh chóng, chuyên nghiệp

Khi tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi người thực hiện phải là những người hiểu và nắm rõ những nghiệp vụ này. Có như vậy thì việc xuất hàng hay nhập hàng mới nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc nhất.

Tuy nhiên, thực trạng hiện nay cho thấy, nhiều người đang gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục khai báo hải quan. Nếu bạn cũng đang gặp phải vấn đề chung như vậy thì tại sao không tìm đến một đơn vị cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan cho mình?

Một trong những đơn vị bạn có thể tin tưởng lựa chọn đó chính là Thông Tiến Logistics. Đây là công ty hàng đầu hiện nay cung cấp dịch vụ làm thủ tục hải quan uy tín, chuyên nghiệp được nhiều khách hàng lựa chọn.

Sở dĩ, hàng ngàn khách hàng đã tin chọn Thông Tiến Logistics vì:

1. Cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp với mức phí phải chăng.
2. Thời gian làm thủ tục nhanh chóng, không phải chờ đợi lâu.
3. Hạn chế tối đa chi phí phát sinh khi tiến hành thủ tục hải quan cho khách hàng.
4. Quy trình thực hiện chuyên nghiệp không xảy ra sai sót khi khai báo

Bởi tất cả những lý do trên nên từ khi đi vào hoạt động cho đến nay Thông tiến Logistics luôn được mọi người tin chọn để giải quyết nhanh chóng thủ tục hải quan cho hàng hóa.

Bài viết trên đây của Thông Tiến Logistics đã cung cấp cho bạn thông tin đầy đủ và chi tiết về thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Với những chia sẻ này hy vọng bạn đã có thêm kiến thức để tiến hành khai báo hải quan chính xác và nhanh chóng nhất. Mọi thông tin chi tiết cần hỗ trợ và tư vấn, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua hotline: 1800 6963.